FAST CLOSING: CHIUDERE IL BILANCIO IN TEMPI RECORD
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Cos’è il fast closing?
Il fast closing è una pratica che soddisfa un’esigenza molto importante: chiudere i conti aziendali, e calcolare i risultati in pochi giorni. Non si tratta di una chiusura di tipo fiscale, ma piuttosto di un calcolo extracontabile utile per chi deve decidere in tempi rapidi.
Quando adottare il fast closing?
Per capire di cosa stiamo parlando, dobbiamo fare un esempio: ipotizziamo di essere al giorno 2 o 3 del mese e si vuole capire l’andamento aziendale da inizio anno. In assenza di alternative, l’unica cosa che può fare l’imprenditore è stampare il “bilancio provvisorio” dal programma di contabilità.
L’effetto pratico di questa operazione è costituito da 5-8 fogli che racchiudono i prospetti di conto economico e stato patrimoniale come sintesi delle registrazioni effettuate fino a quel momento.
Cosa possiamo dedurre dai numeri del “bilancio provvisorio”?
Quasi niente. Oltre ad osservare il dato dei ricavi (che arriva dalle fatture emesse) c’è poco altro di affidabile da analizzare. Si butta l’occhio sul risultato d’esercizio, ma subito ci si accorge che quel dato non vale nulla, in quanto diverse voci sono incomplete:
- fatture acquisti da ricevere;
- cedolini, TFR e rateo tredicesime;
- ammortamenti;
- interessi bancari;
- variazione di magazzino;
- ratei e risconti, costi figurativi e altro ancora…
Aspettando qualche giorno le fatture acquisti e i cedolini arrivano, quasi sempre senza tfr e quota tredicesime. Poi è la volta degli estratti conto bancari. In molti casi il valore di magazzino non arriva mai.
Se si adotta un approccio fiscale, serve tempo per registrare tutto con la precisione richiesta. Morale: arriva la fine del mese dopo e l’imprenditore ancora non ha i conti in mano.
Come fare il fast closing?
Le procedure di fast closing si basano su un principio semplice: dare una stima dei valori mancanti. Si tratta di una abitudine che occorre affinare mese dopo mese.
“Done is better than perfect”
Sheryl Sandberg
L’idea del fast closing è quella di preferire la rapidità alla precisione fiscale. L’obiettivo è un bilancio completo pochi giorni dopo la fine del mese, seppur con qualche tollerabile approssimazione.
La prima cosa da fare è riclassificare il conto economico. Ne abbiamo già parlato in varie occasioni: riclassificare significa semplificare.
Il secondo passaggio è quello di modificare e integrare le voci che nel “bilancio provvisorio” sono incomplete:
- costo del personale: questo valore somiglia sempre a quello del mese precedente. Dunque non serve attendere i cedolini per avere una stima di questo dato. In ogni caso nel “bilancio provvisorio” non ci sono gli accantonamenti di fine rapporto, e i ratei delle tredicesime. Per questo occorre fare una stima di tali accantonamenti e inserirli manualmente, altrimenti per tutto l’anno appaiono utili illusori che poi evaporano a dicembre, quando contabilmente viene fatta la loro registrazione;
- fatture acquisti da ricevere: se osservi con attenzione, la maggior parte delle fatture è riferita a costi fissi. Per definizione i costi fissi sono noti già ad inizio anno. Dunque occorre focalizzare l’attenzione sui fornitori di materie prime (costi variabili). Sono pochi e di solito inviano le fatture con puntualità. Per quanto riguarda il resto delle fatture, non serve attendere l’arrivo di bollette o altri costi poco rilevanti. Inserisci nel conto economico riclassificato la quota mensile di costi fissi;
- interessi bancari: senza aspettare che arrivino tutti gli estratti conto, fai una valutazione sulla base degli ultimi che hai ricevuto;
- ammortamenti: anche in questo caso è possibile avere al 1° gennaio una stima attendibile del costo annuale. Chiedi al tuo commercialista oppure ipotizza una cifra sulla base del bilancio precedente;
- variazione di magazzino: nel “bilancio provvisorio” restano inserite le rimanenze al 31 dicembre. Ho già scritto più volte circa l’importanza delle rimanenze di magazzino. Chi non è in grado di fare valorizzazioni accettabili anche in corso d’anno, non ha il controllo dei conti aziendali. Sta navigando a vista;
- altro: ogni azienda ha le sue specificità. Quando è chiara la logica non ti sarà difficile integrare e inserire nel conto economico riclassificato i valori più congrui.
Quali strumenti utilizzare per il fast closing?
Lo strumento più facile e immediato è certamente il foglio di calcolo (excel e similari). Teoricamente anche i programmi di contabilità offrono la possibilità di inserire delle “scritture provvisorie” con lo scopo di rettificare e integrare le voci di conto incomplete.
Personalmente è una pratica che sconsiglio perché rischia di creare confusione. Meglio esportare tutto in excel e lasciare al programma di contabilità il solo compito di registrare le scritture definitive.
Conclusione: l’importanza della tempistica
A differenza della contabilità fiscale, in cui è richiesta la massima precisione, le procedure di fast closing si pongono l’obiettivo di estrapolare, in tempi rapidi, valori di bilancio affidabili. Una chiusura tempesiva del bilancio offre anche all’esterno una percezione di organizzazione e controllo aumentando il livello di fiducia complessivo.
Lo scopo finale è fornire all’imprenditori numeri freschi e aggiornati per metterlo nelle condizioni di prendere decisioni efficaci in tempo reale.
Tutto interessante, ma … in pratica come si fa?
Per fare bene un lavoro ci vuole il giusto metodo ma anche gli strumenti adeguati. Con i numeri aziendali è molto facile ingarbugliarsi con fogli excel complicati e calcoli inconcludenti.
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Giuseppe Brusadelli
Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in controllo di gestione.
