PIANIFICAZIONE E CONTROLLO DI GESTIONE
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Autrice: Alice Gatti
Per molte imprese l’attività di pianificazione e controllo di gestione è ancora quasi sconosciuta o poco utilizzata per prevedere e identificare le possibili scelte gestionali e mettere in atto le giuste scelte operative.
In questo articolo parleremo di 2 tematiche sempre più importanti nelle imprese, sia di piccole che di grandi dimensioni: pianificazione e controllo di gestione.
Indice dei contenuti:
Pianificazione strategica
Con il termine pianificazione strategica si intende il processo ciclico che inizia con la definizione degli obiettivi strategici, gli indirizzi, le strategie e i piani dettagliati per raggiungerli, predisponendo un’organizzazione adeguata alla realizzazione delle decisioni.
Come scrive il professor G. Pellicelli nel suo libro “Strategia e Pianificazione nelle imprese“: “Pianificare significa inserire nell’attività del presente tutti gli elementi del futuro che possono essere predeterminati, tutto ciò in modo che nelle decisioni prese oggi si tenga conto sia delle modificazioni che l’ambiente può verosimilmente portare all’economia dell’impresa, sia di quanto l’impresa pensa di fare nel futuro”.
Il processo di pianificazione e controllo coinvolge sia il management sia l’imprenditore e si articola in diverse fasi:
- definizione della mission aziendale: la mission definisce il ruolo che l’impresa vuole ricoprire sul mercato. Quindi, l’azienda risponde alla domanda “perché esisto?”, individuando il suo fine ultimo in termini di crescita, sviluppo e immagine. Serve per guidare e motivare il management nella sua azione e per rappresentare un punto di riferimento comune per tutti i soggetti che operano nell’impresa;
- analisi della situazione di partenza: in questa analisi vengono evidenziati l’ambiente in cui opera l’azienda e il suo settore di appartenenza (domanda prevista di prodotti, offerta, numero dei concorrenti, …). Un altro elemento importante di questa fase è l’individuazione dei cosiddetti fattori critici di successo (FCS), cioè quegli elementi che influenzano maggiormente il successo e le prestazioni di un’azienda, in sintesi bisogna analizzare le caratteristiche interne dell’azienda;
- analisi dei punti di forza e debolezza: i punti di forza sono i fattori e le caratteristiche che determinano il successo dell’impresa (o di un determinato prodotto) all’interno del settore in cui opera. I punti di debolezza sono gli stessi fattori e caratteristiche considerati in rapporto al concorrente più forte;
- definizione degli obiettivi: questa è una fase molto importante in cui si fissano i contorni del futuro dell’azienda. L’imprenditore specifica i risultati (qualitativi e quantitativi) che vuole raggiungere in un certo arco di tempo. Per raggiungere l’obiettivo strategico finale bisogna definire obiettivi strumentali che riguardano le singole attività aziendali e sono, generalmente “sotto-obiettivi” di quello finale;
- formulazione delle strategie aziendali: vengono definiti dei programmi d’azione che consentono di finalizzare l’utilizzo di risorse per raggiungere gli obiettivi. Le strategie vengono formalizzate in piani di funzione che sono contenuti nel piano generale d’impresa, che si suddivide in:
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- piano economico, che racchiude i costi e ricavi previsti dalle funzioni aziendali per l’arco temporale considerato;
- piano degli investimenti, che sintetizza la natura e l’importo di tutti gli investimenti e dei relativi disinvestimenti previsti nell’arco di tempo considerato;
- piano finanziario, che evidenzia i fabbisogni di capitale necessari per gli investimenti previsti;
- piano patrimoniale, che rileva i prevedibili effetti dell’attuazione della pianificazione sulla struttura patrimoniale dell’impresa;
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- approvazione ed esecuzione del piano strategico: vengono predisposti dei programmi operativi annuali, che si traducono nel budget.
La pianificazione richiede all’imprenditore uno sforzo importante, ovvero quello di vedere nel lungo periodo il proprio business, formulando obiettivi strategici su un arco di 3-5 anni.
Lo strumento utilizzato è il business plan, che traduce una business idea in un progetto di coerenza e fattibilità nel lungo periodo (3-5 anni). Il business plan è un documento che, definiti gli obiettivi, mostra le risorse necessarie e le politiche adottabili per il raggiungimento degli obiettivi finali.
Il “guardare al futuro” è un vero e proprio punto di forza, per almeno 3 motivi:
- permette la continuità e la crescita dell’azienda, che, altrimenti, si troverebbe soltanto a risolvere le magagne quotidiane e a cercare di raggiungere obiettivi di breve periodo, ma questo da solo non basta;
- ottimizza l’uso di risorse: definisce chiaramente le mansioni e le azioni di ogni collaboratore, accrescendone la produttività. Così, si riducono criticità o situazioni a collo di bottiglia: se ognuno sa cosa fare, si riducono incomprensioni o malintesi;
- permette il miglioramento continuo attraverso il controllo dell’attuazione della strategia e l’eliminazione di eventuali errori.
Differenze tra pianificazione e programmazione
Spesso “pianificazione” e “programmazione” vengono usati come sinonimi, in realtà hanno significati diversi, anche se nel gergo aziendale sono in relazione tra loro.
La pianificazione strategica ha un orizzonte di lungo periodo (3-5 anni) ed è un processo in cui si stabiliscono gli obiettivi da raggiungere, attraverso quali azioni e quantificando le risorse disponibili.
Invece, la programmazione ha un arco temporale più ristretto (1 anno) ed è il processo in cui si decidono le azioni necessarie per raggiungere gli obiettivi di lungo periodo della pianificazione strategica. Lo strumento utilizzato dalla pianificazione è il business plan, mentre quello della programmazione è il budget.
Controllo di gestione
Il controllo di gestione rappresenta l’insieme delle attività, dei sistemi e delle tecniche attraverso cui è possibile guidare le decisioni aziendali verso i propri obiettivi. Il suo ruolo è quello di soddisfare e supportare la gestione aziendale dal punto di vista strategico e operativo, attraverso l’analisi dei dati.
Le fasi del controllo di gestione potrebbero essere paragonate al ciclo di Deming, ovvero un metodo usato per controllare e migliorare i processi aziendali:
- programmazione (plan): l’impresa pianifica degli obiettivi misurabili;
- azione (do): si entra in azione, mettendo in pratica il piano;
- controllo (check): l’imprenditore controlla e verifica il metodo, attraverso delle analisi semplici, ma accurate;
- miglioramento (act): si perfeziona il metodo. Si correggono gli errori e si migliorano gli aspetti migliorabili.
Nell’azienda esistono 2 controlli diversi. Il controllo direzionale è il processo attraverso cui il management influenza il comportamento dei membri dell’organizzazione. Mentre, il controllo operativo è il processo volto ad assicurare che gli specifici compiti siano svolti in modo efficace ed efficiente.
Nel controllo direzionale rientra una tipologia di controllo: il post-action control, dove vengono misurati i dati ad azioni concluse e si definiscono le azioni correttive (es. budgeting).
Invece, nel controllo operativo ci sono 2 tipologie:
- steering control, viene fatta una previsione dei risultati e si mettono in atto delle azioni correttive prima della fine dell’azione;
- yes-no control, ad ogni step di avanzamento si fanno dei controlli intermedi e nel caso si corregge l’azione.
È bene che, almeno trimestralmente, l’imprenditore analizzi i dati attraverso una reportistica chiara e semplice che racchiuda i dati in modo da esser letti facilmente ed in maniera efficace. È inutile avere troppi dati messi assieme in maniera confusa, poiché il rischio è quello di “perdersi” durante l’analisi e soprattutto di non trovare i dati più importanti a cui bisognerebbe dare maggior importanza.
Il controllo di gestione si serve di tantissimi strumenti per analizzare le diverse realtà aziendali, uno di questi è l’analisi degli scostamenti che va a calcolare ed evidenziare le differenze tra i valori preventivi (budget) e i valori reali/consuntivi che vengono rilevati dalla contabilità generale.
Il suo presupposto è la definizione del budget poiché mancherebbe l’elemento principale, insieme ai dati consuntivi. Attraverso questa analisi è possibile trovare le cause che hanno generato gli scostamenti e individuare le migliori azioni correttive da mettere in atto.
Dimensioni aziendali
Gestire un’azienda, indirizzarla verso gli obiettivi definiti e misurare la sua performance significa avere le giuste informazioni da analizzare, ma c’è una grande differenza tra studiare le informazioni di una PMI piuttosto che di una grande impresa, come diversi sono gli strumenti e i metodi.
Ogni impresa, quindi, in base alle sue dimensioni elabora un metodo efficace ed efficiente con strumenti adeguati. Per le PMI, alle volte, è sufficiente un foglio Excel in cui inserire i dati necessari e analizzarli; mentre per le grandi imprese sarebbe impensabile usare Excel in quanto la quantità di dati da analizzare è davvero immensa, quindi avrà bisogno di un software sempre aggiornato e condivisibile da tutte le unità aziendali.
In ogni caso sia le PMI che le grandi imprese hanno in comune un fattore importante: entrambe hanno bisogno di analizzare i dati, tanti o pochi che siano.
Uno strumento per le aziende data-driven è sicuramente la balanced scorecard (BSC, scheda di valutazione bilanciata). La BSC è un sistema di misurazione dei risultati aziendali che si basa sulla logica del miglioramento continuo e si sviluppa su 4 prospettive chiave: finanziaria, dei clienti, dei processi interni e di apprendimento e innovazione.
Infine, dobbiamo sempre tenere a mente che è attraverso l’attività di controllo che è possibile programmare e rivisitare l’attività di gestione, cioè l’insieme di quelle scelte e operazioni messe in atto per raggiungere gli obiettivi aziendali. Ma, allo stesso tempo, senza un’attività di pianificazione e programmazione non sarebbe possibile effettuare alcuna forma di controllo.
Questo articolo è una brevissima sintesi di una materia molto ampia e in continua evoluzione. Nel mio percorso di studi è stata quella che mi ha appassionato maggiormente e che vorrei diventasse il mio futuro lavoro. Se vuoi metterti in contatto con me, sono su Linkedin.
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Alice Gatti
Laureanda in economia aziendale, appassionata di piccole realtà aziendali e aspirante controller.
