CONTROLLO DI GESTIONE: COS’È E A COSA SERVE

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Quando mi chiedono che lavoro faccio, provo a sintetizzare così: “aiuto le imprese ad utilizzare i numeri per fare scelte più ragionate”.

Controllo di gestione, cosa è e ha cosa serve

Con i più curiosi che vogliono sapere di più, aggiungo: “immagina di voler fare un viaggio in un paese esotico. Puoi decidere di partire all’avventura con lo zaino in spalla. Oppure puoi raccogliere tutte le informazioni possibili e programmare le tappe per evitare imprevisti e sgradite sorprese”.

Una volta i “viaggi aziendali” non necessitavano di una particolare organizzazione. Da un anno all’altro il percorso aveva poche variazioni. Era sufficiente un po’ di esperienza e si arrivava alla meta in gruppo senza troppi rischi. Oggigiorno le cose funzionano in modo diverso. Gli itinerari più interessanti sono quasi sempre lontani e poco conosciuti. Per evitare brutte sorprese servono preparazione e metodo.

“Se non sapete dove state andando, probabilmente finirete da qualche altra parte

                                                                          Laurence Peter

Da dove si comincia

Dentro le aziende i numeri sono ovunque. Si possono ricavare dati dai processi di produzione, dal magazzino, dalle commesse di lavorazione, dalla gestione finanziaria, e molto altro ancora.

Scopo del controllo di gestione

Il Controllo di Gestione ha lo scopo di ordinare e sintetizzare questi dati per renderli comprensibili alle figure aziendali che ogni giorno sono chiamate a prendere decisioni. Ogni azienda ha le sue caratteristiche specifiche, le sue priorità, le sue abitudini, il suo software gestionale che contiene una miniera di dati.

Il Controllo di Gestione è dunque un’attività che tende ad assumere configurazioni differenti in ogni azienda. C’è però una fonte di importanza assoluta che è accomuna tutte le imprese: Il bilancio. Il bilancio è fondamentale per 3 motivi:

  • è disponibile, viene già predisposto per ottemperare ad obblighi fiscali
  • è completo, contiene una sintesi di tutte le attività svolte nell’arco di un dato periodo
  • è verificato, i dati di bilancio sono precisi e validati da una meticolosa attività di registrazioni contabili.

Per contro ha anche una serie di limiti tra i quali:

  • È difficile da leggere. Il bilancio è concepito e redatto per finalità fiscali. I prospetti di Conto Economico e Stato Patrimoniale contengono molti dettagli informativi che hanno poca rilevanza sul piano gestionale. I costi sono suddivisi in decine di voci molto simili tra loro con l’effetto di complicare il quadro informativo. Il rischio è trovarsi davanti tante pagliuzze che fanno perdere di vista la trave.
  • Arriva in ritardo nelle mani dell’imprenditore. Le tempistiche e le esigenze fiscali sono differenti da quelle necessarie alle scelte di gestione aziendale. Ad esempio, il deposito del bilancio 2018 deve avvenire entro il 31 maggio 2019. In quel periodo la testa dell’imprenditore è totalmente proiettata in avanti. I suoi pensieri sono focalizzati sulle consegne dei prossimi mesi, sulle vendite da chiudere entro l’anno e sugli investimenti da realizzare per mantenersi competitivi.

Il primo obiettivo del controllo di gestione è perciò quello di adottare processi che permettano di ricavare e utilizzare le informazioni dal bilancio.

La strada da seguire passa attraverso 4 fasi:

1. Riclassificazione del Bilancio

Lo scopo della riclassificazione è semplificare i prospetti di Conto Economico e Stato Patrimoniale. I programmi di contabilità sono concepiti per finalità fiscali. Occorre configurare i dati con dei prospetti ad hoc che raggruppino ad esempio i costi fissi e variabili. Con un colpo d’occhio si deve poter distinguere le spese correnti, dagli investimenti (ammortamenti e leasing)

2. Analisi comparata

Con i dati di un bilancio annuale si possono analizzare alcuni fattori. Se però gli stessi dati vengono incolonnati a fianco a quelli dell’anno precedente si possono misurare le variazioni. Con i bilanci riclassificati il confronto può esser fatto anche su 5 o più esercizi. Questo consente di allargare la prospettiva e osservare alcuni fenomeni che rischiano di sfuggire all’occhio di chi è focalizzato sulla gestione quotidiana. È un po’ come vedere la strada dal satellite. Chi è alla guida deve guardare la strada davanti a sé, ma ogni tanto è necessario conoscere la traiettoria sta seguendo, per capire dove sta andando l’azienda.

3. Bilancio previsionale, ovvero il budget

La predisposizione di un budget è un’operazione che consente all’imprenditore di visualizzare il bilancio dell’anno successivo. I ricavi sono la variabile più complessa da stimare, tuttavia si può cominciare facendo l’ipotesi di un esercizio corrente in linea con quello precedente. Dal lato dei costi ce ne saranno alcuni nuovi e altri che non si ripeteranno (manutenzioni straordinarie, leasing in scadenza ecc.). Naturalmente ci sono anche le nuove idee e i nuovi programmi di spesa da inserire. Novembre è il periodo ottimale per fare questa attività progettuale.

4. Analisi degli scostamenti

Se fare il budget equivale a tracciare una rotta, l’analisi degli scostamenti significa misurare le differenze tra quanto ipotizzato e ciò che è realmente successo. Oltre al budget anche gli scostamenti rispetto a quanto accaduto nell’anno precedente offre interessanti spunti. Il momento ideale per svolgere questa attività è alla fine di ogni trimestre.

“Misura ciò che è misurabile e rendi misurabile ciò che non lo è”

                                                                          Galileo Galilei

Non scoraggiarti pensando che sono attività troppo lunghe e compresse. Guarda in questo video i vantaggi che ottieni adottando il Controllo di Gestione:

Attività ciclica e miglioramento continuo

Per costruire un sistema di Controllo di Gestione serve tempo. Le aziende sono come auto in corsa, le sterzate improvvise possono causare disastri. I cambiamenti vanno gestiti con cura e attenzione. Affidarsi a qualcuno con un po’ di esperienza aiuta a prevenire problemi e crisi di rigetto.

Non esiste il software che risolve tutto. Un gestionale efficiente per una azienda è come una buona cucina per un ristorante. È importante, ma se non hai un cuoco e personale preparato rischi di fare porcherie anche con l’attrezzatura migliore del mondo.

Il controllo di gestione come un ristorante che deve gestire la cucina

Il controllo di gestione è un’attività ciclica che si ripete trimestre dopo trimestre e anno dopo anno. Nel tempo si riescono a identificare le metriche più importanti per la propria attività, si migliora la precisione del dato e la capacità di ricavare spunti e intuizioni.

Sul Controllo di Gestione ci sarebbero molte altre cose da raccontare, ma in questo post ho racchiuso una sintesi degli aspetti più rilevanti da cui partire. Se queste tematiche ti interessano ti invito a seguire i nuovi articoli del blog www.farenumeri.it iscrivendoti alla newsletter mensile e anche sul canale YouTube.

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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