BUDGET: COS’È E COME SI PREPARA

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La traduzione più corretta del termine budget è: “bilancio previsionale”. In genere lo si usa per descrivere situazioni con risorse limitate, ma l’utilizzo più diffuso è in ambito aziendale.  Il budget è uno strumento di programmazione che riguarda l’impresa nel suo insieme oppure i singoli reparti.

Si prepara nell’ultimo periodo dell’anno e copre i dodici mesi dell’esercizio successivo. In base alle differenti attività da programmare esistono diverse tipologie di budget.

Il budget spiegato in due minuti (video)

Budget operativi

I budget operativi (o budget settoriali) sono prospetti adottati nell’ambito delle attività operative di un’azienda. Rappresentano il primo tassello del sistema di budgeting, la cui forma e dimensione dipendono delle caratteristiche dell’impresa e dai processi organizzativi interni.

Lo scopo dei budget operativi

I dati elaborati attraverso i budget operativi confluiscono poi nel budget economico e patrimoniale, dai quali si potrà, in una fase successiva, ottenere quello finanziario. L’immagine mostra una rappresentazione di insieme dei processi di budgeting, e i flussi informativi che collegano i vari prospetti.

Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato ai budget operativi.

Budget commerciale

Il budget commerciale è una previsione dettagliata relativa alla componente più importante del budget economico: i ricavi di vendita. Ha lo scopo di fare una stima anche dei costi imputabili alla commercializzazione dei prodotti sul mercato ed è il primo documento su cui lavorare quando si mette in moto l’intero processo di budgeting.

Per definirlo si parte dalla rilevazione di alcuni fattori, come:

  • le informazioni storiche e i trend identificati dalla divisione vendite e marketing su prodotti e clienti;
  • gli obiettivi, sia in termini di consolidamento di mercati esistenti, che per quanto riguarda nuove opportunità;
  • le stime di spesa relative alle attività e iniziative commerciali a supporto dell’attività di vendita.

Le informazioni contenute nel budget commerciale sono destinate ad avere un impatto nella definizione delle priorità. L’impresa dovrà organizzarsi al meglio per essere in grado realizzare e distribuire ciò che si prevede di vendere, con l’obiettivo anche di ottimizzare le risorse disponibili. Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato al budget commerciale.

Budget economico

Il budget economico è il processo aziendale che genera l’impatto maggiore sull’attività di programmazione. Nelle piccole imprese le stime di vendita si effettuano al suo interno, e i programmi di spesa per l’anno successivo dipendono dall’equilibrio economico tra costi e ricavi attesi. 

In termini pratici, dopo aver calcolato i costi variabili direttamente collegati alle quantità vendute, si definiscono gli altri costi e le spese che hanno la priorità. Alcuni costi fissi si desumono dagli anni precedenti e sono vincolati al funzionamento della struttura.

Schema che rappresenta la struttura del budget economico

Altri invece sono più discrezionali, ovvero l’imprenditore può deciderne la quantità e l’importanza in base anche alle risorse disponibili, agli obiettivi e alle strategie aziendali (es: costi marketing, fiere, manutenzioni straordinarie, formazione, R&S, eccetera).

Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato al budget economico.

Budget patrimoniale

Con il budget patrimoniale si effettua una previsione delle voci che compongono lo stato patrimoniale. L’obiettivo principale è quello di focalizzare l’attenzione sui valori che muovono flussi di cassa, in particolare:

  • rimanenze di magazzino: la gestione del magazzino ha un forte impatto finanziario, perciò occorre organizzare i processi in modo da conciliare il bisogno di scorte sufficienti a soddisfare le richieste dei clienti, ma anche non troppo abbondanti, per evitare immobilizzi di capitale e il rischio di obsolescenza;
  • crediti e debiti commerciali: le dilazioni di pagamento sono talvolta determinanti nelle trattative di vendita. L’utilizzo di questa opzione va studiata e definita nell’ambito di una strategia complessiva che preservi l’equilibrio finanziario;
  • finanziamenti: il rimborso dei debiti esistenti è un fattore che muove flussi di cassa importanti. Per tale ragione è fondamentale misurare i flussi relativi a questa grandezza insieme alle altre voci di debiti a breve.
Schema che rappresenta la struttura del budget patrimoniale

Vi sono altri poi altri fattori come: investimenti, crediti fiscali e altre voci ancora, la cui dinamica finanziaria è bene considerare e calcolare. Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato al budget patrimoniale.

Budget finanziario

Il budget finanziario consente di stimare il flusso di cassa complessivo (o cash flow), in un dato periodo. Il suo scopo è di verificare la sostenibilità finanziaria dei programmi aziendali.

Il calcolo dei flussi di cassa

Si realizza ricavando i dati degli altri prospetti previsionali: dal budget economico si estraggono i dati relativi a ricavi e costi, mentre da quello patrimoniale si estraggono le stime riferite alle voci di stato patrimoniale.

La sua preparazione rappresenta il punto di arrivo dell’intero processo di budgeting. A seconda dell’arco temporale considerato esistono tecniche di elaborazioni differenti con tempi di preparazione e modalità molto diverse tra loro.

In questa logica si può fare la distinzione tra differenti tipologie di budget finanziario: fonti e impieghi, di cassa e di tesoreria.

Ciò che accomuna questi prospetti è l’impostazione, ovvero l’obiettivo di definire la liquidità finale, partendo da quella iniziale e attraverso il calcolo del flusso di cassa. Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato al budget finanziario.

Budget fonti e impieghi e budget di cassa

Sono entrambi budget finanziari, ma con una differenza sostanziale. Il budget fonti e impieghi calcola il totale dei flussi sui 12 mesi,

Linea temporale che rappresenta il budget fonti e impieghi

mentre quello di cassa elabora i saldi di liquidità anche su base mensile o trimestrale.

Schema per capire come fare il budget di cassa

Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato al budget di cassa.

Budget di tesoreria

Orizzonte temporale del budget di tesoreria

Il budget di tesoreria permette di misurare i flussi di cassa su un arco temporale di brevissimo periodo. Il suo scopo è calcolare la liquidità disponibile mese per mese, in modo da gestire al meglio i pagamenti e gli incassi.

In alcuni testi, budget di tesoreria e budget di cassa sono usati come sinonimi. Per evitare di confondersi la cosa migliore è considerare il ruolo della tesoreria all’interno dell’amministrazione di un’azienda.

Per tesoreria si intende l’insieme di operazioni e dati che riguardano gli incassi e i pagamenti previsti per i mesi a venire. A differenza degli altri budget finanziari che si basano su stime approssimative, il budget di tesoreria contiene importi pressi poiché riguardano fatture già emesse, con pagamento differito (es: a 30, 60, 90 giorni fine mese). Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato al budget di tesoreria.

Master budget

Il master budget è il documento che riassume i dati elaborati nelle varie fasi del processo di budgeting.

Che cosa è il master budget

In pratica è la sintesi dei 3 prospetti:

Il master budget è predisposto al termine del processo di budgeting, allo scopo di offrire una visione completa del quadro previsionale a livello economico, patrimoniale, finanziario e anche operativo (budget produzione, magazzino, commerciale, eccetera).

Il suo scopo è:

  • riassumere le molteplici informazioni;
  • favorirne la circolazione all’interno dell’impresa;
  • fissare le priorità riferite all’anno successivo.

L’obiettivo è di semplificare e facilitare l’attività di pianificazione ad opera della direzione aziendale. Se vuoi approfondire questo tema ti invito a leggere l’articolo dedicato al master budget.

Budgeting

Con il termine budget si può intendere sia il prospetto che contiene i valori numerici, sia il processo della sua preparazione, ovvero l’insieme di azioni che vede coinvolte varie figure all’interno dell’azienda.

In quest’ultimo caso si usa spesso anche il termine budgeting per dare l’idea di un’attività articolata che, nelle imprese più grandi, può durare diverse settimane.

L’attività di budgeting differisce molto tra un’azienda e l’altra, soprattutto in relazione alla loro dimensione. Nelle imprese più grandi chi coordina i processi è il responsabile finanziario, mentre, in quelle piccole, il budgeting è, in molti casi, e addirittura assente.

Tutti i processi di budgeting sono accomunati dalla stessa impostazione:

  • partire dai budget operativi, in particolare dalla previsione delle vendite;
  • elaborare il budget economico per programmare le spese in modo equilibrato e coerente;
  • analizzare le grandezze patrimonialiper poi redigere il budget finanziario.

Problema risolto?

Ormai siamo tutti abituati a cercare su internet un po’ di tutto. Con pochi click puoi raggiungere tutte le informazioni del mondo. Ma per fare un lavoro, non sempre basta la conoscenza. Molto spesso devi avere anche gli strumenti giusti e l’aiuto di qualcuno con un po’ di esperienza. In questo modo puoi evitare gli errori da principiante. 

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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