CICLO DI DEMING PER IL MIGLIORAMENTO CONTINUO
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Cosa è il ciclo di Deming?
Ideato più di 60 anni fa da W. Edwards Deming, il ciclo di Deming è un metodo usato per controllare e migliorare la qualità dei processi aziendali.
Fu utilizzato per la prima volta in Giappone, paese noto per la costante ricerca della perfezione in qualsiasi dimensione, in particolare quella della produzione, dove tale metodo fu poi raffinato e trasformato.
Il ciclo di Deming si distingue in 4 fasi:
- pianificazione (plan);
- azione (do);
- controllo (check);
- correzione/miglioramento (act).
Si tratta di un flusso di azioni ripetute che descrive il processo formativo del learning by doing, “imparare facendo”. L’idea di fondo è imparare attraverso le proprie stesse azioni, il giusto compromesso tra uno studio teorico e l’agire per tentativi.
Come si applica in azienda? Quali sono i vantaggi?
Come è noto l’imprenditore fa parte di una “specie” più vicina alla pratica che alla teoria. É più incline al fare, piuttosto che soffermarsi su teorie.
In un certo senso, c’è già un “ciclo di Deming” che accompagna l’attività imprenditoriale. Allora siamo già a posto cosi? Non c’è da nulla da cambiare?
La vita dell’imprenditore molte volte si confonde con la vita dell’azienda. Non sempre però l’azienda, intesa come organico, come team di collaboratori che vi lavora all’interno, è a conoscenza di ciò che frulla nella testa dell’imprenditore.
Il processo teorizzato da Deming assume valore e importanza nella misura in cui diventa un metodo per sintonizzare e coordinare le azioni di un team.
Dentro una squadra ci possono essere convinzioni e idee differenti. Le diversità individuali si rivelano di grande valore quando si desidera crescere, innovare e sperimentare, per essere un passo avanti agli altri.
Dentro una realtà aziendale organizzata, il processo di innovazione, apprendimento e miglioramento continuo risulta depotenziato quando è gestito in modo istintivo.
Una squadra ha bisogno di un metodo, ha bisogno di capire quali sono le regole del gioco. Quando non è chiaro il progetto generale, diventa più complicato per i componenti della squadra offrire il proprio contributo in modo efficace e pertinente.
La partecipazione e la soddisfazione di raggiungere un obiettivo comune rappresenta una importante gratificazione per la maggior parte delle persone.
Capita di ascoltare imprenditori che lamentano atteggiamenti apatici e indifferenti da parte dei propri collaboratori. Quando ci sono queste situazioni, 9 volte su 10 il problema è rappresentato proprio dallo scarso coinvolgimento della squadra nei processi di miglioramento aziendale.
È possibile applicare il ciclo di Deming al controllo di gestione?
Il controllo di gestione è declinabile in queste 4 fasi cicliche:
1. Pianificare obiettivi misurabili
Controllare il bilancio è un’azione già presente in qualsiasi azienda. Nella maggior parte dei casi si tratta tuttavia di un processo che analizza pochi basilari elementi.
Mancano spesso le condizioni per effettuare un’analisi approfondita che rappresenti una base di riferimento per esaminare un numero maggiore di attività aziendali.
Riclassificazione, analisi dei margini, contabilità analitica e analisi della concorrenza sono alcuni dei processi che consentono di definire un numero maggiore di obiettivi, coerenti e credibili.
Definire un traguardo attraverso un processo ragionato e partecipato da tutti gli attori coinvolti, conferisce forza al piano di lavoro che ne deriva. É più facile trovare la tenacia e la costanza quando, prima di partire, si è fatta una analisi dettagliata.
2. Agire, mettere in pratica il metodo
Individuati e messi nel mirino gli obiettivi, il secondo passaggio prevede la messa in atto del piano. È la parte, per così dire, più consona allo spirito imprenditoriale, e alla cultura del fare che rappresenta il punto di forza delle PMI italiane.
3. Controllare e analizzare gli scostamenti con report facili da leggere
Ho fissato degli obiettivi… ho utilizzato un metodo per raggiungerli, ce l’ho fatta? Ecco la domanda che segna la terza fase, quella del check, del controllo.
Rendere periodica e sistematica la fase di controllo è fondamentale. Il presupposto più importante è rappresentato da una reportistica accorta. È indispensabile che l’imprenditore, almeno trimestralmente, abbia la possibilità di analizzare i numeri, e gli scostamenti in maniera semplice e comprensibile.
Troppo spesso vedo imprenditori arrovellare la loro testa dentro tabulati infiniti che contengono tutto le informazioni possibili e immaginabili. Quando manca la sintesi, tanti dati alla fine non dicono nulla.
4. Perfezionare il metodo
Terminata l’analisi degli scostamenti (obiettivi vs risultati finali), e compreso in quali passaggi vi sono margini di miglioramento, si giunge al momento in cui occorre trovare il modo di migliorare e limitare gli errori in futuro.
É il momento in cui occorre tirar fuori le idee. In questa fase il lavoro di squadra si rivela potentissimo. Rispetto ad un problema e all’indicatore (KPI) che lo mette in evidenza, chi concretamente ha condotto le attività detiene una quantità aggiuntiva di informazioni preziosissime.
L’impresa in grado di raccoglierle ed elaborarle viaggia con una marcia in più. L’imprenditore che si illude di far tutto da solo, è destinato a perdere sulla distanza.
Non è indispensabile fare lunghe riunioni per far circolare dati e informazioni. É sufficiente anche usare la posta elettronica, che ha pure il pregio della forma scritta, utilissima per mantenere nel tempo la rotta tracciata in fase di pianificazione.
Poi ci sono i confronti quotidiani, che rappresentano l’essenza della relazione tra persone. La vita in azienda è anche una questione di convivenza. Ci possono anche essere momenti di frizione, ma quando c’è un patto che motiva tutti a remare dalla stessa parte, le divergenze si appianano con maggior facilità.
“Senza dati sei solo un’altra persona con una opinione”
W. Edwards Deming
Difficile da attuare? É una questione di esercizio e disciplina.
Per aiutarci con un esempio mi viene in mente quello che capita agli allievi di Aikido, arte marziale giapponese particolarmente complessa. Per imparare bene le loro mosse, utilizzano un metodo molto efficace chiamato ShuHaRi, che prevede 3 livelli:
- nello Shu apprendono velocemente teorie, forme e movimenti, che vengono ripetuti costantemente fino ad assorbirli;
- nella fase Ha, le mosse sono oramai di loro padronanza e per questo possono “personalizzarle”, adattarle alle loro caratteristiche individuali;
- nella fase Ri, sono divenuti talmente bravi che possono agire istintivamente.
Nel ciclo di Deming capita più o meno la stessa cosa.
- l’imprenditore comprende metodi, strumenti e processi mettendoli in pratica e ripetendoli diverse volte;
- quando i metodi sono stati ben compresi e sistematizzati, l’imprenditore ne modifica alcune parti al fine di renderli più idonei alla sua situazione;
- raggiunta una padronanza ottimale, tanto che il metodo fa parte dello stile di lavoro aziendale, è possibile andare oltre.
Azienda, consulente o studente?
Se sei uno studente ti basta conoscere la teoria. Ma se lavori in un’azienda o sei un consulente come fai a metterla in pratica? Spesso le difficoltà nascono dai software cervellotici e inconcludenti.
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Giuseppe Brusadelli
Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.
