REPORT AZIENDALE: 5 ERRORI DA EVITARE CON I NUMERI
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Dal punto di vista pratico, un report aziendale è una tabella che contiene dei numeri. Se invece pensiamo alla sua finalità, il report aziendale è una fonte di informazioni.
Informazioni e dati possono essere più o meno comprensibili. Ciò dipende anche della capacità di porre in evidenza gli elementi più rilevanti e omettere quelli meno significativi.
In questa prospettiva il report aziendale è una forma di comunicazione vera e propria e riguarda diversi ambiti di osservazione come ad esempio:
- statistiche di vendita (per clienti, per zone, per prodotto ecc.);
- statistiche di magazzino (scorte, rotazione, valorizzazione, ecc.);
- statistiche di produzione (materiali, tempi di lavorazione, ecc.);
- analisi di bilancio;
- budget e business plan;
- analisi scostamenti.
All’interno di una impresa, ogni attività genera numeri e statistiche. Si tratta di dati e informazioni preziose per chi deve prendere decisioni. Tuttavia, può anche succedere che l’imprenditore si perda in mezzo a troppi numeri.
Può accadere di andare in confusione davanti a un sovraccarico di dati. I numeri non vanno a genio a tutti. Di fronte a tabelle complicate, molti gettano la spugna.
Nelle PMI italiane, i capitani d’impresa spesso sono persone cresciute in produzione. Sono cioè abituati a “far andar le mani”. Poco propensi a spendere dei quarti d’ora davanti a una tabella di Excel. Gli imprenditori hanno bisogno di report intuivi.
Gli elementi più rilevanti devono emergere in pochi secondi. Nella mia esperienza, ho notato che la progettazione dei report aziendali (report design) è molto sottovalutata. I report aziendali poco curati sono come un agrume acerbo, riesci a cavarci poco succo. Nei casi limite, report aziendali fatti male rischiano “crisi di rigetto” da parte degli imprenditori.
Si dice che i dati siano il “nuovo petrolio”. Google e Facebook sono diventati dei giganti raccogliendo e vendendo dati. Nel loro piccolo, i dati aziendali sono una risorsa preziosa per ogni azienda. Lo sfruttamento di tale risorsa dipende molto dall’usabilità dei report.
L’imprenditore che viene accompagnato nell’utilizzo agevole dei dati è disposto ad investire per affinare la raccolta e l’elaborazione di nuove informazioni. Quando invece viene messo davanti ad un muro di numeri, rischia di sbattere la faccia e lasciar perdere.
Qui di seguito ho raccolto alcuni consigli per rendere il tuo report più facile da leggere.
1. Titolo
Il titolo del report aziendale va posto in bella evidenza. Può sembrare banale eppure, spesso manca. Altre volte il titolo c’è ma non si vede.
Durante le riunioni direzionali, le valutazioni possono riguardare vari aspetti. Ci sono quindi diversi numeri da analizzare. Capita anche di ripescare report relativi a incontri precedenti. È normale che il tavolo si riempia di fogli e tabelle assortite.
Perciò, è importate che il titolo di ciascun report sia ben visibile. Chi afferra un foglio deve infatti capire al volo che cos’ha tra le mani. Non deve esser costretto a leggere le descrizioni dentro le righe e arrivarci per deduzione.
Tre semplici regole da rispettare:
- metti il titolo all’esterno della tabella;
- utilizza font e colore per metterlo in evidenza;
- posizionalo sopra, allineato al centro.
2. Numeri
L’errore più diffuso riguarda l’uso dei numeri decimali. Quando ragioniamo in euro, i valori dopo la virgola non servono a niente. I centesimi di euro non dicono nulla di rilevante. Arrotondare i numeri significa semplificare. Il report diventa più leggibile senza sacrificare la precisione.
Altrettanto importante è il segno di separazione delle migliaia. Non è neanche il caso di spenderci troppe parole. Basta osservare l’esempio qui sotto.
Se tu fossi il capo, quale dei report vorresti vedere sulla tua scrivania?
3. Allineamenti
La nostra testa è abituata a ragionare con degli schemi predefiniti:
- quando scriviamo o leggiamo le parole, partiamo sempre da sinistra; dopo il punto, andiamo a capo ritornando a sinistra;
- per i numeri, invece, il riferimento è sul lato destro. Siamo stati abituati così dalla prima elementare: per fare le addizioni, partivamo da destra, dalle unità, per poi passare alle decine, alle centinaia ecc. Incolonnavamo i numeri con precisione, altrimenti arrivava la penna rossa della maestra…
Per un tuo piacere estetico puoi fare diversamente. Le persone cui mostrerai i tuoi report non te lo faranno notare. La loro attenzione sarà tutta sui numeri. Però questo le costringerà a un inutile sforzo cognitivo.
Ti faccio un esempio. Se un italiano guida l’auto in Inghilterra, fa più fatica rispetto a un inglese. Ci riesce lo stesso, ma deve impegnarsi di più. Come mai? Perché deve adeguarsi a uno schema mentale diverso. Vale lo stesso con i report.
Dammi retta: non inventarti cose strane. Tieni presente questo semplice schema per gli allineamenti:
- a DESTRA: i numeri;
- a SINISTRA: le descrizione sulla prima colonna;
- al CENTRO: il titolo del report e le descrizioni di colonna sulla prima riga.
4. Righe e bordi
Davanti a un foglio con tanti numeri, sarà capitato anche a te di prendere un righello per leggere i numeri e non sbagliare riga. Cosa possiamo fare per risparmiare sforzi al lettore?
Un semplice accorgimento è di riempire lo sfondo delle righe con un grigio tenue, da alternare al classico bianco. Questa indicazione vale in particolare per le tabelle con tante righe.
In genere, è meglio usare il grigio anche per i bordi interni della tabella. Questo aumenta il contrasto, favorendo la leggibilità. In questo modo i numeri scritti in nero sono più visibili rispetto ai bordi grigi.
5. Stampa
Hai presente la fatica che fai quando leggi i bugiardini, le istruzioni d’uso dei farmaci? Fà allora attenzione alle stampe dei tuoi report aziendali. Le persone non devono ritrovarsi in condizioni simili.
Evita di stampare troppi numeri. Molto meglio se fai una attenta selezione dei dati che contano davvero. I dettagli li puoi tenere da un’altra parte e mostrarli sono se espressamente richiesti.
“Spiegare i dettagli significa portare confusione. Stabilire la relazione tra le cose significa portare conoscenza”
Maria Montessori
Se non hai modo di sintetizzare, allora stampa il tuo report su un foglio di formato A3. Se proprio ci devono essere tanti numeri, facilitiamo la vita di chi deve leggerli. Il mio consiglio è di stampare in formato A3 quando la tabella supera le 200 celle (20 righe x 10 colonne, 30 righe x 7 colonne, eccetera).
Nel dubbio, abbonda sempre con le stampe in A3, vedrai che colleghi e capi ne saranno felici. Lo scopo di un report aziendale è favorire il processo di analisi e confronto. Un foglio A3 messo sul tavolo consente a tutti di indicare un valore con un semplice gesto e attirare l’attenzione di tutti su quel particolare tema.
La situazione è ben diversa quando ognuno guarda la propria copia che tiene nelle sue mani. È più difficile concentrarsi tutti sullo stesso punto. È più facile distrarsi guardando il proprio foglio quando gli altri intervengono.
Ancora qualche suggerimento:
- non stampare mai il tuo report su fronte-retro;
- non occupare tutto lo spazio del foglio: lascia dei margini bianchi tutto intorno, per eventuali annotazioni nel corso della riunione;
- metti la data di stampa: se la posizioni in basso a destra e gli dai un colore grigio chiaro, non interferisce coi la tabella. La data può servire in caso di revisioni, aiutandoti a identificare le diverse versioni.
Conclusioni
Non esistono regole tassative, ma piuttosto dei principi generali basati sull’esperienza e sugli studi di “usability”.
Chi analizza un report ha in testa domande come:
- ci sono sorprese rispetto alle aspettative?
- quali sono le tendenze?
- che cosa sta funzionando in azienda e che cosa no?
- di che cosa mi devo preoccupare?
Un report aziendale ben progettato è quello in grado di rispondere in modo rapido e intuitivo a queste domande.
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Giuseppe Brusadelli
Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.
