MATRICE EISENHOWER: URGENTE O IMPORTANTE?

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Mi raccomando, è urgente! Attenzione che è importante! Quante volte sentiamo frasi come queste? Durante le quotidiane attività lavorative, gli aggettivi “urgente” e “importante” servono ad enfatizzare quelle operazioni che si reputano prioritarie rispetto ad altre.

Come sfruttare al meglio la matrice Eisenhower

Come capire quali lo sono davvero e quali no? Con la Matrice Eisenhower! Infatti, con un’accurata definizione delle priorità è la prima regola per rendere più produttive le giornate lavorative, nonché definire un piano ottimale di Crescita Aziendale.

Spreco di tempo e Crescita Aziendale, alcuni esempi

Il tempo è danaro”. Questa frase fatta è nota a tutti, in particolare agli imprenditori, ovvero coloro che devono trasformare lo scorrere delle ore in fatturato.

Ciò che invece appare meno chiaro è come ottimizzare al meglio la gestione del nostro tempo. Proviamo ad immaginarci una situazione ipotetica:


La signora Annalisa, impiegata della ditta xyzeta srl, si è presa la briga di fare una serie di revisioni motivate dalla sensazione che alcune ore di lavoro del reparto produttivo non siano state conteggiate. Tali ore solitamente vengono annotate manualmente dagli stessi addetti su distinte cartacee, sistema che appariva totalmente funzionale fino a qualche tempo prima.

Durante il suo complesso lavoro di calcolo però, la signora Annalisa viene interrotta dal signor Primo, il titolare dell’azienda che le chiede di ordinare 50 frippole zincate, diametro 20. Immediatamente, la signora Annalisa accontenta il suo titolare, spedendo via mail l’ordine. Sembra che ora possa rimettere la testa nel proprio lavoro, quando viene nuovamente interrotta da un collega, il quale è al telefono con il fornitore delle frippole zincate che, non essendo fornito momentaneamente del diametro 20, chiede se vanno bene quelle di diametro 18.


Ora, bisogna tener presente che, nel tempo, l’incremento delle tipologie di articoli e dei lotti di produzione rende sempre più la vita difficile a chi deve tenere sotto controllo ogni cosa. Infatti, la signora Annalisa non si ricorda se tra i due articoli vi sia particolare differenza, motivo per cui decide di chiamare il signor Pimo, trovando però il suo telefono sempre occupato.

Insomma, una semplice storia di dispersione di tempo e risorse non così inusuale in azienda. Cosa accadrebbe però se la Signora Annalisa potesse usufruire del metodo di una ditta loro concorrente che aspira concretamente ad una buon Crescita Aziendale, ovvero l’azienda MetalBeta?


Alla MetalBeta infatti non sarebbe stato compito della signora Annalisa ordinare le frippole zincate, in quanto, almeno per quel che riguarda i piccoli ordini sotto un determinato budget, questo sarebbe spettato agli stessi addetti alla produzione, ovvero gli unici in grado di sapere la differenza tra un articolo ed un altro; in poche parole, chi ci lavora quotidianamente.

Chiaramente, al fine di evitare equivoci e spiacevoli situazioni, in questa azienda il titolare effettua ogni mese un consuntivo di verifica per quel che riguarda gli acquisti. Da notare che questa delega all’acquisto alla MetalBeta è stata inserita dopo aver ascoltato le riflessioni di tutti gli attori coinvolti nel processo produttivo ed organizzativo.

Ora, quanto tempo avrebbe risparmiato la signora Annalisa se nella sua azienda si utilizzasse questo metodo? In effetti, facendo un breve riepilogo, ella non sarebbe mai stata disturbata, dato che il signor Primo non le avrebbe fatto alcuna richiesta e questo perché gli addetti alla produzione avrebbero di per sé effettuato l’ordine, evitando, infine, di iniziare la serie di eventi a catena descritti poco fa.


Le aziende poco organizzate faticano a trovare il tempo e lo slancio per affrontare le problematiche importanti quando queste non sono urgenti. Il tema della crescita appartiene a questa categoria. Aumentare il volume d’affari è sfida una sempre più impegnativa che non si può improvvisare.

La competizione sale continuamente di livello. Per riuscire a giocarsi la propria partita, ogni impresa è chiamata a studiare una propria strategia. Per definizione la strategia è un progetto organico di iniziative finalizzato a raggiungere un obiettivo di medio-lungo periodo . Nel business moderno avere un piano strategico è diventato di vitale importanza. Non si tratta tuttavia di qualcosa di urgente, nel senso che nessuno ci solleciterà a realizzarlo entro un termine perentorio.

Le 4 nature del tempo secondo la Matrice Eisenhower

Programmare è fondamentale. Non sarà la prima volta che te ne parlo. La programmazione del tempo è sinonimo di maggior controllo delle proprie attività. Programmare significa sapersi gestire, ovvero sapere con esattezza cosa è urgente e cosa non lo è, cosa è importante e cosa no. Urgente e importante! Ma cosa significano?

Che se ne dica, essi non sono due semplici vocaboli. Sono due variabili attorno alle quali girano la gestione e la qualità del nostro tempo produttivo. La loro interazione genera situazioni differenti, nelle quali il nostro atteggiamento ed il nostro approccio alle attività cambia decisamente.

Come viene dimostrato nella matrice Eisenhower, a seconda del livello di urgenza e di importanza, ogni situazione muta radicalmente.

I 4 quadranti della matrice Eisenhower

Tale semplice schemino scaturisce da un concetto che viene fatto risalire a Dwight Eisenhower, generale durante la Seconda Guerra Mondiale e Presidente degli Stati Uniti negli anni ’50, il quale viene molte volte ricordato attraverso una frase che ripeteva spesso:

“La cosa importante è raramente urgente e la cosa urgente è raramente importante”

Come puoi vedere, a seconda di come le due variabili s’incastrino a vicenda, vengono a crearsi situazioni alquanto differenti, le quali andremo ad analizzarle ora più nello specifico.

1. URGENTE ED IMPORTANTE

Probabilmente è la condizione più facile da interpretare per un lavoratore, autonomo o dipendente che sia. Ogni situazione che rientra in questa categoria va messa in cima alla lista e affrontata con rapidità, concentrazione e precisione.

2. NON URGENTE E NON IMPORTANTE

L’esatto opposto e altrettanto semplice da collocare. Le attività che rientrano in questa classificazione finiscono in coda, possibilmente delegate. All’interno di questa categoria rientrano anche ciò che si protrae nel tempo e finisce con l’intasare la scrivania e la nostra testa. Ogni 3 mesi occorre avere il coraggio riconoscere che si tratta di compiti di cui non vale la pena occuparsi e per questo vanno cestinati. In questo modo si crea spazio fisico e mentale per occuparsi di situazioni più importanti.

3. URGENTE, MA NON IMPORTANTE

L’ordine delle frippole zincate rientra in questa classificazione. Quando il capo assegna un compito che occupa pochi istanti, il riflesso condizionato del collaboratore efficiente è quello di evadere rapidamente la richiesta. Una modalità estemporanea e poco studiata di assegnare gli incarichi rischia di far percepire ai collaboratori come urgente anche ciò che urgente non è.

4. NON URGENTE, MA IMPORTANTE

In questa categoria si collocano le attività che producono effetti nel medio e lungo periodo: la riorganizzazione dei processi aziendali, la pianificazione strategica, le attività di sperimentazione, la formazione del personale, eccetera. Come già detto si tratta di qualcosa che occorre programmare in modo scientifico per evitare di essere sopraffatti dalla quotidianità.

“Il tempo è spesso puntuale nel farci capire molte cose in ritardo”

                                                 Guido Rojetti

 

Sfruttare le opportunità grazie alla programmazione del tempo

Diciamocelo! Solitamente, quando pensiamo ad un qualcosa di urgente non immaginiamo un qualcosa di divertente. In effetti, l’urgenza porta con sé un determinato senso di negatività, almeno per quel che riguarda la maggior parte dei casi.

Purtroppo, esclusi i casi in cui subiamo l’urgenza dall’esterno, cioè per altrui decisione, per la maggior parte è chiaro sintomo di mala organizzazione. È il procrastinare che porta all’insorgere di troppe urgenze.

Il fatto che si ragioni su un concetto di urgenza, ci porta a tralasciare ciò che è importante, ovvero ciò che potrebbe permetterci di mettere in atto una reale Crescita Aziendale, il che coadiuverebbe a migliorare le nostre condizioni e quelle dei nostri collaboratori.

Il diagramma di Gantt

Lo so. Tante belle parole, penserai, ma le soluzioni non sono così semplici.

È vero! Imparare a fare una buona programmazione del tempo non è una cosa che diventa effettiva dall’oggi al domani. Apprendere e sperimentare però è sempre possibile, in particolare attraverso l’ausilio di strumenti molto utili come potrebbe essere il Diagramma di Gantt.

Come utilizzare il diagramma di Gantt con la matrice Eisenhower

Inventato da Henry Gantt, questo schema che potresti creare facilmente su di una pagina Excel, viene molto utilizzato per gestire al meglio le tempistiche dei progetti. Sempre più però esso viene adottato anche per la semplice organizzazione dell’attività lavorativa di un ufficio e delle piccole aziende nel corso delle settimane, dei mesi e, perché no, dell’anno intero.

Ciò perché il Diagramma di Gantt ha, tra tante, un’importante funzione, ovvero quella di obbligare ad imporsi delle scadenze.

Poco fa dicevamo, esattamente come la Matrice Eisenhower, che molte volte le faccende importanti non coincidono con quelle urgenti. Al fin di non perdere di vista simili opportunità, possiamo metterle a regime segnalandole all’interno del nostro diagramma, decidendo il momento in cui, obbligatoriamente, dobbiamo tornare a prenderle in considerazione, nonché entro quando dobbiamo portarle a termine.

Quando si fissa un termine perentorio le cose importanti ad un certo punto diventano anche urgenti. Quasi sempre è la disorganizzazione ad aumentare i momenti urgenti e quindi a non permetterci di occuparci di quelli importanti. Ognuno di noi conosce bene ciò che potrebbe portarci ad un cambiamento positivo, migliorare noi stessi e la nostra impresa.

“Ora però non ho tempo di occuparmene”.

D’accordo! Ma prima o poi questo tempo ci sarà anzi, si può già programmare ed in questo il Diagramma di Gantt ti può aiutare. Per questo, ho preparato apposta per te un piccolo e semplice esempio che puoi scaricare comodamente da qui.

Questo ovviamente è solo un piccolo passo, ma chi ben comincia…

Ci sarebbero molti altri punti da approfondire, ma in questo blog voglio condividere solo gli aspetti più utili. Lavoro con le PMI da molti anni, e conosco bene le difficoltà che gli imprenditori incontrano nel controllare e guidare un’azienda. Consiglio dunque seguire anche i prossimi articoli, inserendo la mail nel box qui sotto per iscriverti alla newsletter mensile e al canale YouTube.

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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