MASTER BUDGET: IL DOCUMENTO DI SINTESI DEL PROCESSO DI BUDGETING

Il master budget è un documento che riassume i dati elaborati nelle varie fasi del processo di budgeting. Al suo interno si trovano i dati più importanti ricavati da:  

Schema riassuntivo del master budget, suddiviso in budget economico, patrimoniale e finanziario

La sua finalità è semplificare e in questo modo favorire alcuni fondamentali obiettivi della pianificazione: 

  • riassumere le molteplici informazioni
  • condividere obiettivi e piano di azione
  • focalizzare le priorità riferite all’anno successivo

Essendo il master budget un documento a carattere generale e non specifico, l’arco temporale che prende in esame è l’anno solare. 

1. Che cos’è il master budget

Il master budget arriva al termine del processo di budgeting. Il suo scopo è quello di riassumere, per sommi capi, le informazioni contenute nei vari budget specifici.

Offre dunque una visione completa del quadro aziendale, per quanto concerne le previsioni a livello economico, patrimoniale, finanziario e anche operativo (budget produzione, magazzino, commerciale, eccetera).

Come già evidenziato, il budgeting si sviluppa attraverso diversi documenti. Per evitare che la loro lettura risulti difficoltosa e frammentata, il master budget li mette in relazione in un unico documento, più semplice da leggere. In questo modo, il processo decisionale dell’imprenditore e dei suoi collaboratori è più immediato. 

In pratica è una sintesi di prospetti che forniscono una grossa mole di informazioni. Il rischio è che si sovrappongano, rendendo il tutto complesso e difficile da comprendere. Il master budget analizza e riassume i concetti, riportando le priorità, seguendo un filo logico e ordinato. 

Per poter essere di agevole comprensione, il master budget deve essere formulato con un linguaggio informale e limitare i tecnicismi, diversamente sarebbe difficoltoso riuscire a condividere obiettivi e aspettative.

2. Come si prepara

Essendo un documento di sintesi, il master budget deve: 

    1. raccogliere le informazioni più importanti dei vari budget
    2. metterle in relazione tra loro
    3. farlo in maniera semplice e logica

La preparazione del master budget passa attraverso tutti gli elaborati previsionali prodotti in azienda, compresi quelli quelli più operativi.

BUDGET OPERATIVI

Sono i budget che vengono redatti dai vari reparti interni alle aziende, dunque riguardano diversi aspetti. Di essi, il master budget dovrebbe riportare in maniera molto sintetica:

  • vendite/commesse previste
  • costi legati a progetti specifici
  • costi previsti per ogni reparto/funzione dell’azienda

BUDGET ECONOMICO

Deve essere presentato come punto di arrivo delle riflessioni estratte dai budget operativi. Essendo un conto economico previsionale, è sufficiente riportare i dati di marginalità più importanti, messi a confronto con il passato, per comprenderne l’evoluzione, come:

  • ricavi
  • margine operativo lordo
  • risultato d’esercizio

BUDGET PATRIMONIALE

Sulla base degli investimenti e la situazione dei finanziamenti previsti, essendo uno stato patrimoniale previsionale, nel master budget sarebbe sufficiente offrire solamente le previsioni più caratteristiche come:

  • potenziali investimenti previsti
  • potenziali nuovi finanziamenti e rimborsi
  • altre potenziali azioni che determinino una programmazione

BUDGET FINANZIARIO

Di esso dovrebbe essere solo riportato il cash flow, ovvero il saldo finale dei flussi di cassa. Nel caso vi siano poi dei periodi particolari, in cui la liquidità potrebbe subire variazioni importanti, si potrebbe inserire anche qualche informazione dal budget di tesoreria. 

Ricavate tutte queste informazioni, vanno ordinate poi in modo logico, al fine di fornire il quadro generale della situazione.. Il master budget infatti dovrebbe essere composto da poche pagine, contenenti dati di semplice fruibilità, corroborati da immagini e schemi. Per esempio: 

    1. Descrizione della situazione economica previsionale: conto economico riclassificato previsto per l’anno prossimo, con sintesi delle marginalità più importanti. Inoltre deve indicare se, rispetto agli anni precedenti, sono previsti importanti scostamenti.
    2. Approfondimento sui progetti operativi: brevi informazioni riguardo i progetti commerciali, di ricerca, pubblicitari ecc. con loro costificazione e obiettivi prefissati.
    3. Effetti sulla situazione patrimoniale: segnalazione degli investimenti, informazioni sugli importi più rilevanti, possibile ricorso a finanziamenti per portarli a termine, nonché calendarizzazione del progetto.
    4. Effetti sulla situazione finanziaria: riportare che effetto avranno la situazione economica e quella patrimoniale prevista sulla cassa. Indicazione del cash flow annuale previsto e, se necessario, indicare possibili periodi in cui la cassa possa essere in sofferenza. 

3. Tipologie di Master Budget

Il master budget può avere diverse forme, in base a chi lo utilizza, nonché al periodo di analisi. Deve essere ultimato e “approvato” entro la fine dell’anno solare. 

Detto ciò, esistono diverse accezioni con cui, in alcuni ambiti, ci si può riferire a tale documento, come:

  • Rough-cut Budget: detto anche bozza di budget rappresenta la primissima versione. Molto sintetico, con pochissime informazioni, raggruppa le principali informazioni riguardo l’esercizio successivo. Si effettua quando gli altri budget sono ancora in forma di bozza. Il suo obiettivo è comprendere se la direzione intrapresa dai vari settori aziendali sia quella giusta, prima che i vari processi di budgeting vengano ultimati.
  • Revised Budget: è il master budget revisionato quando il nuovo anno è già cominciato. Può infatti capitare che alcune previsioni effettuate in fase di budgeting non si palesino nel concreto, oppure si sia costretti a cambiare piano d’azione, a causa di eventi straordinari imprevisti. In questo caso il master budget deve essere rivisto e aggiornato, al fine di poter ancora fornire informazioni utili. 

Per quanto riguarda il master budget in sé, ovvero come frutto finale del processo di budgeting, può essere presentato in maniere differenti: 

Budget Rigido: presuppone un’unica linea di azione, ovvero cosa potrebbe accadere all’insorgere di un’unica ipotesi, quella più probabile.

  • Pro: di rapidissima e semplice lettura, non lascia spazio a dubbi o riflessioni estese.
  • Contro: è poco prudenziale, in quanto non presuppone la possibilità che gli eventi si possano evolvere in maniera differente dalle proprie previsioni.

Budget Flessibile: prende in esame almeno due o tre ipotesi differenti, in particolare riguardo i ricavi, i volumi di vendita, in maniera tale di osservare gli effetti che si avrebbero nelle diverse situazioni.

  • Pro: permette di fare qualche riflessione riguardo all’evoluzione di più ipotesi. Esamina anche uno scenario prudenziale e permette dunque di valutare differenti approcci in base ai possibili scenari di mercato
  • Contro: più articolato rispetto al budget rigido, comporta un maggior dispendio di tempo in fase di budgeting, e una riflessione più ampia in sede di lettura.

Budget Scorrevole: è quello più preciso e approfondito, sia da un punto di vista tecnico che cronologico. Analizza non solo l’anno, ma anche i singoli periodi come i trimestri, o addirittura le mensilità.

  • Pro: la sua precisione lascia poco spazio alle incertezze, ove questo sia possibile. Consigliato in aziende di grandi dimensioni e nelle pubbliche amministrazioni.
  • Contro: da evitare nelle PMI. Si tratta di fiumi di informazioni difficili da gestire in poco tempo, che rischiano di far perdere di vista le priorità e confondere le idee.

Per le PMI il master budget da preferire è quello flessibile.

Bibliografia: 

Foto dell'autore Igor Zardoni

Igor Zardoni

Cintura nera di excel e appassionato di scrittura. Parole e numeri sono le due facce della mia passione e della mia professione.

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