MASTER BUDGET: IL DOCUMENTO DI SINTESI DEL PROCESSO DI BUDGETING

Tempo di lettura: 4 minuti

Il master budget è il documento che riassume i dati elaborati nelle varie fasi del processo di budgeting. In pratica è la sintesi dei prospetti che forniscono una grossa mole di informazioni, con i dati più importanti ricavati da:

Che cosa è il master budget

L’arco temporale che prende in esame è quasi sempre l’anno solare (gen-dic).

A cosa serve

La sua finalità è semplificare e facilitare gli obiettivi fondamentali della pianificazione:

  • riassumere le molteplici informazioni
  • condividere obiettivi e piano di azione
  • fissare le priorità riferite all’anno successivo

Il master budget è predisposto al termine del processo di budgeting, allo scopo di offrire una visione completa del quadro previsionale a livello economico, patrimoniale, finanziario e anche operativo (budget produzione, magazzino, commerciale, eccetera).

I processi di budgeting, danno origine a diversi documenti specifici. Il rischio è che si sovrappongano, rendendo il tutto complesso e difficile da comprendere. Per evitare che la lettura risulti frammentata e difficoltosa per i continui rimbalzi da un documento all’altro, il master budget li mette in relazione in un unico documento, più semplice da leggere: analizza e riassume i concetti e assegna le priorità, seguendo un filo logico e ordinato. In questo modo, il processo decisionale dell’imprenditore e dei suoi collaboratori diventa più immediato.

Per poter essere compreso bene, il master budget deve essere scritto con un linguaggio informale e pochi tecnicismi, così da riuscire agevolmente a condividere obiettivi e aspettative.

A cosa serve il master budget

Come si prepara

Essendo un documento di sintesi, il master budget deve:

  1. raccogliere le informazioni più importanti dei vari budget
  2. metterle in relazione tra loro
  3. farlo in maniera semplice e logica

La preparazione del master budget passa attraverso tutti i documenti di previsione prodotti in azienda, ovvero:

Budget operativi

Sono i budget che vengono redatti nei vari reparti interni alle aziende, dunque riguardano diversi aspetti. Di essi, il master budget dovrebbe riportare in maniera molto sintetica:

  • vendite/commesse previste
  • costi previsti per ogni reparto/funzione dell’azienda
  • obiettivi legati a KPI specifici

Budget economico

Deve essere presentato come punto di arrivo delle informazioni estratte dai budget operativi. Per capirne l’evoluzione è fondamentale indicare i dati più importanti come:

Budget patrimoniale

Nel master budget è consigliabile inserire le previsioni più necessarie, come:

  • acquisti di beni strumentali previsti e i rispettivi finanziamenti
  • rimborsi previsti da mutui esistenti
  • eventuali variazioni previste sul capitale circolante

Budget finanziario

Di questo deve essere riportato solo il cash flow, ovvero il saldo finale dei flussi di cassa. Nel caso vi siano dei periodi particolari, con possibili variazioni importanti di liquidità, si può anche inserire qualche informazione dal budget di tesoreria.

Ricavate tutte queste informazioni, vanno poi ordinate in modo logico per poter fornire il quadro generale della situazione. Di norma, il master budget è composto da poche pagine, con dati di semplice fruibilità, accompagnati da immagini e schemi.

Tipologie di master budget

In base a chi lo utilizza e al periodo di analisi considerato il master budget può avere diverse forme. Qualunque sia quella scelta, è buona prassi ultimarlo e “approvarlo” entro la fine dell’anno.

In alcune situazioni, più legate al periodo specifico in cui è stilato, il Master budget è chiamato in modo più tecnico:

  • Rough-cut budget: detto anche bozza di budget, è la primissima versione. Molto sintetico, con pochissimi dati, raggruppa le principali informazioni sull’esercizio successivo. Si prepara quando gli altri budget sono ancora in forma di bozza. L’obiettivo è comprendere se la direzione intrapresa dai vari settori aziendali sia quella giusta, prima che i vari processi di budgeting vengano ultimati
  • Revised budget: è il master budget revisionato quando il nuovo anno è già cominciato. Può infatti capitare che alcune previsioni effettuate in fase di budgeting non si concretizzino, oppure si sia costretti a cambiare piano d’azione, a causa di eventi straordinari imprevisti. In questo caso il master budget deve essere rivisto e aggiornato per poter fornire informazioni ancora utili

Per quanto riguarda il master budget in sé, ovvero come frutto finale del processo di budgeting, può essere presentato in diverse modalità:

Budget rigido: presuppone un’unica linea di azione, ovvero cosa potrebbe accadere all’insorgere di un’unica ipotesi, quella più probabile.

  • Pro: di rapidissima e semplice lettura, non lascia spazio a dubbi o riflessioni estese
  • Contro: è poco prudenziale, in quanto esclude la possibilità che gli eventi possano evolvere in maniera diversa dalle proprie previsioni

Budget flessibile: prende in esame almeno due o tre ipotesi differenti, in particolare su ricavi e volumi di vendita, per poter poi valutare gli effetti che si avrebbero nelle diverse situazioni.

  • Pro: permette di fare qualche riflessione riguardo all’evoluzione di più ipotesi. Esamina anche uno scenario prudenziale e permette dunque di valutare differenti approcci in base ai possibili scenari di mercato
  • Contro: più articolato rispetto al budget rigido, comporta un maggior dispendio di tempo in fase di preparazione, e una riflessione più ampia in sede di lettura.

Budget scorrevole: è quello più preciso e approfondito, sia dal punto di vista tecnico che cronologico. Analizza non solo l’anno, ma anche i singoli periodi come i trimestri, o addirittura le mensilità.

  • Pro: la sua precisione lascia meno spazio alle incertezze. Consigliato in aziende di grandi dimensioni e nelle pubbliche amministrazioni
  • Contro: si tratta di fiumi di informazioni difficili da gestire in poco tempo, che rischiano di far perdere di vista le priorità e confondere le idee. Da evitare nelle PMI.

Bibliografia:

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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