7 CONSIGLI PER NON PERDERE SOLDI CON IL MAGAZZINO

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Almeno una volta l’anno le imprese si cimentano con l’inventario fisico del magazzino. È un’attività che, per usare un eufemismo, non scatena la felicità dell’imprenditore, istintivamente focalizzato sul fatturato e sui margini. Perché mai dovrebbe pensare al magazzino?

Come fare una corretta gestione del magazzino

È invece fondamentale che pensi anche a quello. Per farti capire quanto conti il magazzino, comincio col dire che la sua gestione ha una scala d’importanza diversa, che cambia da impresa a impresa. In particolare, la gestione del magazzino ha un peso che dipende dal tipo di attività dell’azienda e dalle scelte strategiche dell’imprenditore.

Quando si parla di gestione del magazzino, sono determinanti le scelte sugli approvvigionamenti, cioè sugli acquisiti. Ma come si fanno queste scelte? In estrema sintesi, il criterio più diffuso prevede che, per ogni articolo che si vuole acquistare, si esegua:

  • il calcolo del consumo medio in un certo periodo (per esempio: 6 mesi);
  • il calcolo dei tempi di approvvigionamento (per esempio: 45 giorni);
  • la valutazione del livello minimo (calcolato in “mesi di scorta”) sotto il quale scatta l’ordine successivo

Come vedi, gestire il magazzino è in teoria piuttosto semplice. In teoria, però. Già, perché a volte le cose si complicano. A tal riguardo, mi vengono in mente due casi aziendali che ho visto con i miei occhi. Te li racconto.

L’ESEMPIO DEL PRODOTTO DIMENTICATO

La prima azienda doveva acquistare una partita di accessori per l’ufficio. Applicando lo schema sopra esposto:

  • acquisto medio negli ultimi 6 mesi: 350 pezzi al mese;
  • tempo di approvvigionamento (dalla Cina): 2 mesi;
  • sotto i 1400 pezzi scattava l’acquisto minimo di ulteriori 1000 pezzi
L'esempio del prodotto dimenticato in magazzino

Fin qui tutto bene, nessun intoppo, schema applicato da manuale. Però… c’è un però. Il problema è nato quando ad una fiera l’azienda ha presentato un nuovo modello di quel prodotto. I commerciali dell’azienda hanno cominciato a mostrarlo ai clienti e dopo qualche settimana, è stato inserito a catalogo.

A quel punto il modello precedente è finito nel dimenticatoio. Peccato che a magazzino ne fossero rimasti ancora parecchi pezzi, per un valore totale di 43.000 euro. Il problema diventa eclatante dopo 6 mesi:

  • la media vendite scende a 15 pezzi al mese
  • il sistema a quel punto evidenzia una scorta di 130 mesi

Nel frattempo le vendite di quell’articolo si sono bloccate definitivamente. Non sapendo cosa fare, non si fa nulla. Il tempo passa e il problema si complica. Purtroppo, quello non era nemmeno l’unico caso. C’erano già altri articoli in condizioni analoghe. In tutto 200.000 euro di merce fuori catalogo che nessuno si stava preoccupando di vendere. Merce che perdeva valore ogni giorno che passava.

L’IMPIANTO CHE NON SI FA PIU’

Seconda azienda, problema analogo. Qui la situazione coinvolgeva l’acquisto di accessori speciali, per una commessa di impianti destinata al Medio Oriente. La commessa disgraziatamente salta e la fornitura accessori speciali rimane in magazzino. Non si sa come venderli e inesorabilmente, giorno dopo giorno, questi articoli finiscono nel dimenticatoio. Rimangono “sepolti” da mille altre cose da fare. Ogni tanto il problema riemerge, ma ogni volta sembra più complicato da risolvere perché i prodotti invecchiano, perdono mercato e valore.

Nessuno ha la bacchetta magica: si fa fatica a vendere la merce ferma a magazzino. Ma rinunciare a prendere una decisione è pericoloso. E purtroppo è un pericolo che spesso viene percepito quando è troppo tardi.

Se non si interviene, la merce ferma a magazzino viene valorizzata “come buona” in bilancio, insieme a quella che “gira” e che produce ricavi per l’azienda. In pratica, è come se il problema non esistesse.

Diventa visibile il danno economico solo quando qualcuno ha il coraggio di svalutare il magazzino. Senza questo coraggio, si porta avanti negli anni un bilancio in cui a magazzino risulta un valore che in realtà non c’è.

Gestire queste situazioni è fondamentale in particolare nelle aziende che hanno un valore del magazzino importante. La gestione del magazzino è infatti esposta a due tipologie di rischio:

Le aziende devono essere in grado di avvertire i pericoli
  • il rischio economico, che riguarda la perdita di valore che può subire la merce a magazzino. Un esempio? Le attività che operano nei settori della tecnologia e della moda, i cui prodotti sono soggetti a svalutazioni economiche anche molto rapide.
  • il rischio finanziario, legato alla difficoltà di smobilizzare, cioè alla difficoltà di trasformare la merce in magazzino in liquidità.

Qui posso farti un esempio eclatante. È quello delle imprese edili che hanno dovuto chiudere per la difficoltà di vendere gli immobili costruiti. Le mancate vendite non gli hanno consentito di restituire i finanziamenti avuti precedentemente dalle banche.

Che cosa fare per gestire i rischi legati al magazzino?

I rischi collegati alla gestione del magazzino non si possono trascurare. Ci sono delle buone pratiche per ridimensionarli? Sì, certo. Qui sotto ne trovi 7 che ti consiglio di adottare:

1. Identifica il problema con tempismo

In certi casi, ogni giorno che passa significa perdere denaro. Questo è vero in particolare nella fase iniziale, cioè quando il prodotto rallenta le vendite, ma non è ancora fermo del tutto. È allora fondamentale che l’imprenditore crei un sistema di reportistica chiaro, di facile comprensione. Questo sistema deve funzionare da vero e proprio allarme, mettendo in evidenza le giacenze di magazzino a rischio.

2. Stabilisci delle scadenze per il controllo delle giacenze

Fissa degli incontri periodici con chi segue gli acquisti e il magazzino. Se al termine degli incontri sono emerse criticità nella rotazione di magazzino, prendi subito una decisione. Non rimandare, mai. Se non sai che fare, chiedi piuttosto aiuto ai tuoi collaboratori: le buone idee possono venire anche da chi “vive” il magazzino più di te.

3. Coinvolgi chi si occupa delle vendite

Nel 90% dei casi, i problemi di magazzino sono una conseguenza di cambiamenti nella domanda del mercato. I venditori sono i primi a capire che la domanda è cambiata. Occorre allora che tu metta in stretto contatto magazzino e ufficio vendite. Il rapporto più diretto tra le due funzioni ti aiuterà a prevenire le criticità.

4. Fissa degli obiettivi

Il magazzino è un’autentica banca dati di informazioni e numeri. Bisogna però avere il tempo di analizzarli. E poi bisogna aver chiara la direzione dell’azienda, perché la lettura dei dati va fatta tenendo presente dove si vuole andare. In questo senso, l’imprenditore deve sempre condividere gli obiettivi aziendali con i collaboratori. Questo per coinvolgerli il più possibile e far sì che anche loro prendano decisioni, quelle che gli competono, in accordo con gli obiettivi dell’azienda.

“Un obiettivo senza un piano è solo un desiderio”

                                                               Antoine Saint Exupery

5. Utilizza e aggiorna il sistema software

Avere il controllo del magazzino è fondamentale per avere il polso della redditività aziendale. Se vuoi verificare trimestralmente l’andamento della tua azienda, non puoi avere come unico riferimento affidabile l’inventario di fine anno. Informatizza più che puoi la gestione del magazzino. Tanto più è alto il capitale impegnato in magazzino, tanto più è alta la necessità di un monitoraggio costante.

6. Fà tesoro dell’esperienza passata

Spesso le persone ripetono gli stessi errori sistematicamente, senza capire di sbagliare. Con il passare del tempo, questo può condurre a una situazione esplosiva. È così anche per un imprenditore. Quindi, che fare? Metti da parte l’idea di accentrare e gestire tutto da solo. Perché? Il motivo è semplice: se continui ad accentrare, i tuoi collaboratori faranno solo quel che dici tu. Non saranno mai coinvolti e responsabilizzati.

“Il costo di fare qualcosa di sbagliato è inferiore al costo di non fare niente”

7. Butta fuori le merci invendute

La merce ferma a magazzino ingombra, perde di valore ogni giorno che passa e… fa arrabbiare nel vederla lì a prender polvere! Trova quindi il modo di farla uscire dalla tua azienda. Fà una promozione o trova il modo di svenderla on line. Puoi anche chiedere all’azienda che te l’ha venduta se è disponibile a riprenderla al 30-50% del valore che l’hai pagata tu. Qualsiasi cosa è meglio che restare immobili.

Ci sarebbero molti altri punti da approfondire, ma in questo blog voglio condividere solo gli aspetti più utili. Lavoro con le PMI da molti anni, e conosco bene le difficoltà che gli imprenditori incontrano nel gestire i rischi e le problematiche del magazzino. Ti consiglio dunque seguire anche i prossimi articoli, inserendo la mail nel box sottostante per iscriverti alla newsletter mensile e anche sul canale YouTube.

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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