FORECAST AZIENDALE: ECCO COS‘È E COME SI PREPARA
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Forecast in italiano significa previsione. Nel contesto aziendale, questo termine indica un prospetto simile ad un normale bilancio.
A differenza di quest’ultimo che registra valori a consuntivo, il forecast è una tabella che contiene valori di natura previsionale.
Nello specifico, riassume una previsione che guarda avanti di qualche mese. L’impostazione e lo scopo del forecast sono simili a quelli del budget. Entrambi sono strumenti fondamentali per le attività di controllo di gestione.
Si differenziano per il periodo di analisi. Infatti, mentre il budget è una previsione fatta sull’anno successivo, il forecast è una previsione sull’anno in corso.
La definizione in lingua italiana sarebbe “bilancio pre-consuntivo”. Però il mio consiglio è quello di usare il termine inglese: forecast è più facile da ricordare e, soprattutto, non si confonde con altri schemi di bilancio.
Questa tabella ti aiuterà a capire come è fatto:
Nell’esempio sopra, ci troviamo ad aver pronte le registrazioni contabili al 30 giugno 2023. Vogliamo quindi fare una previsione sui valori di chiusura del bilancio a fine 2023.
La colonna “trend 2023” fa un banale calcolo aritmetico che annualizza il dato parziale (in questo caso divide per 6 e moltiplica per 12 il dato di giugno). In altre parole, la colonna trend 2023 ipotizza una seconda parte dell’anno condotta con lo stesso “passo” della prima.
I valori nella colonna forecast devono essere inseriti dall’imprenditore. È infatti lui a conoscere le informazioni relative al portafoglio ordini, trattative e progetti di spesa che si concretizzeranno nei mesi successivi.
Basandosi sui valori dell’anno passato e sul valore tendenziale dell’anno in corso, si possono fare stime verosimili. Chi ha mansioni operative conosce in anticipo i ricavi e i costi che la contabilità registrerà nei mesi successivi.
Che cos’è dunque il forecast? Un esercizio che serve a trasformare in numeri di bilancio quelle informazioni che in buona parte sono già nella testa di imprenditori, forza vendita e ufficio acquisti.
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Come si prepara un forecast?
La preparazione del forecast avviene in 4 passi. Ecco quali sono:
1. Riclassificazione del bilancio provvisorio
La riclassificazione del conto economico va fatta prima di ogni altra cosa. I prospetti fiscali che escono dai programmi di contabilità sono inutilizzabili. I bilanci a sezioni contrapposte assolvono soltanto a funzioni amministrative e contabili.
Quando l’imprenditore vuole analizzare i numeri della sua azienda, non deve avere tra le mani bilanci contabili. Qualcuno deve provvedere a riclassificarli. Altrimenti diventa impossibile utilizzare i dati per fare analisi, proiezioni ed elaborare strategie.
2. Integrazione e rettifica dei dati incompleti
Le registrazioni contabili hanno un passo più lento rispetto ai bisogni informativi di chi gestisce l’azienda. I dati di vendita arrivano in pochi giorni, ma il resto si fa spesso desiderare. È tuttavia possibile ottenere bilanci completi con poche, semplici integrazioni. Quali integrazioni? Se vuoi conoscerle, ti consiglio di leggere questo articolo sul fast closing.
3. Calcolo dei valori tendenziali
È la colonna “trend 2023” dell’esempio sopra. Offre all’imprenditore un parametro facile da confrontare. Indica una cifra di riferimento pronta all’uso, senza dover fare calcoli a mente.
4. Inserimento dei valori attesi
È la colonna “forecast” del nostro esempio. Può succedere che i valori espressi dal trend siano molto simili a quelli del forecast. In egual maniera può capitare che i valori del primo semestre incorporino una vendita o una spesa importante che nel secondo semestre non si ripeterà.
Come comportarsi in questi casi? Il forecast serve a far emergere e a trascrivere in maniera ordinata i numeri e le informazioni che l’azienda già possiede.
Però, si sa: non tutte le voci evolvono in modo lineare o tendenziale. Alcune potrebbero essere influenzate da più fattori, come la stagionalità. Quelle voci vanno dunque aggiustate.
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Quando preparare il Forecast?
Consiglio di redigere il documento almeno due volte l’anno. Quando? Alla fine del 2° e del 3° trimestre.
Cioè quando sono disponibili i dati contabili di fine giugno e di fine settembre. La ripartenza dopo le ferie è come un nuovo inizio d’anno.
Il forecast preparato dopo le registrazioni del 2° trimestre, aiuta l’imprenditore a fare il punto della situazione e innesca le prime considerazioni sullo scenario degli ultimi mesi dell’anno.
Il forecast di fine 3° trimestre si fa nei mesi di ottobre-novembre, insieme al budget per l’anno dopo. In pratica: se l’azienda a novembre vuol fare un po’ di programmazione per l’anno successivo, è bene che prima faccia una stima sulla chiusura dell’anno in corso.
Chi è veloce e organizzato può fare il forecast anche alla fine di ogni mese. Non ha però molto senso farlo nei primi mesi dell’anno. In effetti, eviterei già a marzo di pensare alla fine dell’anno. Da giugno in poi invece ci può stare. Mano a mano che si avvicina la fine dell’anno, il forecast somiglierà sempre più al bilancio di chiusura consuntivo.
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Alcune considerazioni finali
L’imprenditore è come il capitano di una nave. Entrambi hanno un equipaggio da coordinare e una destinazione da raggiungere. A volte il mare è calmo, a volte agitato. Sia il capitano che l’imprenditore sono alla ricerca di una rotta ottimale. Una direzione che li porti verso correnti favorevoli e che li tenga lontano dai pericoli.
Vale lo stesso per le aziende. Possono essere più o meno grandi, più o meno complesse da gestire, ma le logiche sono identiche. L’imprenditore, deve prendere decisioni, e trasmettere sicurezza. L’esperienza è importante, ma una buona strumentazione di bordo fa la differenza, soprattutto quando la competizione sale di livello.
Gli strumenti di navigazione si sono evoluti nel tempo, diventando sempre più sofisticati e precisi. Al contrario, la “sala comandi” delle PMI è rimasta quella degli anni ’70. Molti imprenditori sono infatti fermi alla bussola e all’istinto del “lupo di mare”.
Nelle imprese, la plancia di comando si chiama controllo di gestione. La sua funzione è elaborare e gestire il sistema informativo aziendale, cioè tutti i dati che l’azienda produce ogni giorno.
Il forecast è il processo più semplice a disposizione delle aziende per fare previsioni credibili. Per intenderci, possiamo dire che il forecast è un po’ il “fratello minore” del budget e del business plan. Infatti, i tre documenti sono tutti strumenti di analisi prospettica. Aiutano cioè l’imprenditore a interpretare il futuro della sua azienda.
Ancor oggi, sono purtroppo pochissimi gli imprenditori italiani che adottano processi di budget e forecast. Come mai? Perché, in genere, sono convinti che l’unico parametro sicuro per gestire il domani sia il lavoro duro, quello fatto a testa bassa.
Va bene tutto. Ognuno fa le proprie scelte. L’importante è non prendersela con il “mercato cattivo” quando, rialzando la testa, ci si accorge di aver corso tanto ma… come un criceto nella ruota.
Azienda, consulente o studente?
Se sei uno studente ti basta conoscere la teoria. Ma se lavori in un’azienda o sei un consulente come fai a metterla in pratica? Spesso le difficoltà nascono dai software cervellotici e inconcludenti.
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Giuseppe Brusadelli
Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in controllo di gestione.
