DISTINTA BASE: COS’È? A COSA SERVE?
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La distinta base è un documento che evidenzia l’elenco e il fabbisogno degli elementi necessari alla realizzazione di un prodotto (materie prime, componenti e semilavorati).
Il suo scopo è innanzitutto legato ai processi di approvvigionamento necessari a rifornire i reparti di produzione. È importante anche per definire una prima misurazione del costo di un prodotto (costo standard).
Per tale ragione può contenere informazioni inerenti i costi delle lavorazioni esterne oppure le tempistiche di quelle interne con specifiche sull’impiego di macchinari e personale addetto alla produzione. Si tratta quindi di una tabella che raccoglie tutti i costi diretti riferibili ad un determinato articolo.
Indice dei contenuti:
Come organizzare un sistema di distinte base
Per rendere l’idea, la distinta base è paragonabile ad una ricetta per la preparazione di una torta, con il dettaglio degli ingredienti necessari e delle fasi di lavorazione. Nelle aziende organizzate ogni prodotto o semilavorato ha una sua distinta, ed ognuna è identificata da un codice che contraddistingue l’articolo.
Il sistema di distinte è organizzato gerarchicamente, vale a dire che ogni componente può generare a sua volta una distinta base propria che comprende gli articoli e le lavorazioni specifiche.
L’immagine sopra rappresenta graficamente la relazione che può intercorrere tra un prodotto e un suo semilavorato. In questo esempio il prodotto finito bicicletta è composto dai semilavorati ruote e telaio più altri componenti o lavorazioni.
La distinta base è una struttura multilivello, ad albero dove per descrivere il legame tra bicicletta e ruote (o telaio) è diffusa l’abitudine di utilizzare i termini “figlio” e “padre” dove ruote è definito figlio di bicicletta. Il figlio può essere a sua volta padre e così via fino ad arrivare all’ultimo livello, dove troviamo i materiali. Quando un articolo non ha sotto-componenti si dice che non ha figli. I prodotti finiti non hanno mai padri, mentre i componenti d’acquisto non hanno mai figli.
Esempio distinta base tecnica
La distinta base tecnica è la tipologia che indica i componenti di un processo di produzione nella fase di progettazione. Ha la funzione di dettagliare tutto ciò che serve alla realizzazione del prodotto.
In altre parole, è creata dai progettisti in fase pianificazione ed è più incentrata sulla componentistica necessaria alla pianificazione dei cicli di lavorazione, ovvero alla realizzazione del prodotto finale.
Distinta base di produzione
La distinta base di produzione è un documento che descrive oltre ai componenti, anche le fasi di lavorazione necessarie alla realizzazione di un articolo. Contiene:
- le materie prime e i semilavorati e come l’azienda li ottiene (attraverso lavorazioni interne oppure da fornitori esterni);
- le fasi del procedimento di trasformazione che consentono di arrivare al prodotto finale.
In particolare, sono indicati per ogni processo i tempi di lavorazione, l’impiego degli addetti, il tipo di macchinario, e tutte le altre informazioni indispensabili per organizzare la produzione in azienda. L’attribuzione di un valore economico ad ogni voce consente infine di fare una stima del costo standard di ogni prodotto.
L’impostazione e l’utilizzo delle distinte base variano molto da un’azienda all’altra. I sistemi adottati dipendono in primo luogo dal software gestionale all’interno del quale sono state raccolte tutte le informazioni.
Quanto più articolato è il sistema di produzione presente in azienda, tanto più sofisticato sarà il programma adottato per la gestione dei processi. In ragione di questo la struttura di una distinta base può avere formati differenti.
La forma di una distinta base è adattabile a specifiche esigenze aziendali. Ciò che caratterizza questo documento sono le informazioni in essa contenute che vale la pena riepilogare:
- nome o codice articolo;
- componenti acquistati all’esterno;
- semilavorati (“figli”);
- fasi e tempistiche di lavorazione;
- tipologia di macchinari utilizzati;
- tempistiche di presidio degli addetti alla produzione.
Suddette informazioni sono stimate in fase di progettazione per essere poi validate e migliorate in fase operativa. Il loro scopo primario è di supportare l’organizzazione delle attività di produzione.
I sistemi più completi prevedono anche l’inserimento di informazioni su:
- nominativi dei fornitori esterni;
- tempistiche di consegna;
- stima dei costi standard per ogni componente o fase di lavorazione.
Con questi ulteriori dati la distinta base diventa un importante strumento di lavoro per la gestione del magazzino e la costificazione dei prodotti.
Documento chiave per il controllo di gestione
La misurazione della quantità di risorse assorbite per ogni articolo è fondamentale nel calcolo del costo industriale. Si tratta di un valore di assoluta importanza per chi all’interno dell’azienda deve assumere decisioni in relazione al prezzo di vendita.
In questa prospettiva, la distinta base rappresenta il punto di riferimento per il calcolo dei preventivi. Per contro, le informazioni raccolte dalla contabilità attraverso la registrazione delle fatture di acquisto costituiscono un calcolo dei costi a consuntivo.
La somma dei costi indicati nella distinta base (preventivi), moltiplicati per i volumi prodotti, dovrebbero corrispondere a ciò che la contabilità poi rileva nelle sue registrazioni.
Nella realtà c’è una inevitabile differenza tra questi due valori. La misura di tale differenza indica il grado di affidabilità dei costi standard inseriti in distinta base. È importante che siano attendibili poiché i budget sono definiti utilizzando proprio i costi standard.
Il confronto tra i valori stimati in distinta base e quelli effettivi, registrati contabilmente, è una attività periodica da inserire nel processo di analisi degli scostamenti. Si tratta di un passaggio indispensabile per sviluppare e mantenere un buon sistema di controllo di gestione.
Un limite della distinta base – VIDEO
Come già accennato, spesso le distinte base contengono una stima di utilizzo di fattori produttivi come gli ammortamenti e il costo del personale. Nella maggior parte dei casi si tratta di un valore che rappresenta una frazione del costo orario stimato.
Occorre però considerare che quei costi sono da classificare tra i costi fissi o semi fissi, ovvero non variano in modo proporzionale al variare delle quantità prodotte. Le distinte base che contengono queste tipologie si costi, per essere affidabili, devono essere accompagnate da un’attività di budgeting come mostrato in modo chiaro in questo breve video.
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Giuseppe Brusadelli
Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.
