CORSO SUL CONTROLLO DI GESTIONE: PERCHÈ SERVE UN APPROCCIO GRADUALE
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La scelta di frequentare un corso sul controllo di gestione, che sia di pochi giorni oppure un master che dura mesi, dipende da alcuni fattori che è bene conoscere.
Il controllo di gestione è una disciplina che coinvolge varie funzioni aziendali:
- il consulente che progetta il sistema di controllo;
- gli addetti aziendali che lo fanno funzionare;
- l’imprenditore che utilizza i dati per decidere.
Le grandi imprese hanno bisogno di strumenti e software sofisticati per monitorare una molteplicità di dati e processi. Nelle piccole imprese invece è prioritario avere sistemi semplici e facili da utilizzare.
In 20 anni di attività passata soprattutto con le piccole imprese ho imparato a riconoscere ed anticipare gli errori più frequenti. Non esistono regole valide in ogni caso, ma alcuni principi generali è bene saperli.
Dunque, per evitare scelte superficiali dettate da suggestioni personali, conviene dedicare un po’ di tempo ad approfondire alcuni aspetti della materia.
In questa logica è opportuno distinguere i dati in tre categorie:
- i dati di bilancio: il fine ultimo del controllo di gestione è fornire informazioni che aiutino a prendere decisioni accurate. Il bilancio è l’elemento centrale di ogni sistema perché contiene una sintesi di tutti i processi aziendali;
- la contabilità analitica: la sinteticità del bilancio non consente però di analizzare e migliorare i singoli processi. Il controllo capillare si può allora ottenere con un sistema di contabilità analitica. La sua difficoltà è costituita dalle tante diversità tra le aziende, che vanno dai dati disponibili ai software gestionali;
- i flussi di cassa: la liquidità per un’azienda ha un’importanza vitale, ed è perciò fondamentale averne sempre il controllo. Misurare i fabbisogni finanziari è un’attività complessa, che vale la pena affrontare solamente quando si raggiunge un buon grado di conoscenza di tutti gli altri aspetti del controllo di gestione.
Affermare che il controllo di tutti questi dati è di fondamentale importanza per un’azienda è fin troppo facile. Poi però bisogna fare i conti con le difficoltà che caratterizzano una disciplina che fatica ad entrare nelle abitudini aziendali. Ecco perché credere di poter assimilare tutto in poco tempo è solo un’illusione.
Vediamo adesso i processi che compongono ciascuno dei tre livelli informativi.
Indice dei contenuti:
I dati di bilancio
Lo scopo del controllo di gestione è misurare e analizzare i risultati del passato per provare a migliorarli. Il bilancio aziendale è una base dati precisa e completa, e per questo rappresenta il punto ottimale da cui partire.
I documenti di bilancio sono però concepiti per finalità fiscali e contabili, non gestionali. Il primo passo da compiere è quindi la riclassificazione del conto economico e dello stato patrimoniale.
Sfortunatamente non esiste un modello unico per la riclassificazione, ma vari modelli da adattare alle esigenze delle diverse realtà aziendali. Per imparare a utilizzarli nel modo corretto occorre conoscerli ma anche fare pratica su casi concreti.
Più è radicata l’abitudine a lavorare con il bilancio contabile e maggiore sarà lo sforzo necessario per iniziare a lavorare con il bilancio riclassificato.
Un’altra difficoltà è rappresentata dall’approccio diverso che occorre adottare nella predisposizione dei prospetti previsionali (forecast, budget e business plan). Qui non è necessario ricercare la massima precisione, virtù che invece è indispensabile quando si opera con la contabilità.
Così come un atleta pianifica il programma di allenamento in base alle proprie caratteristiche fisiche di partenza e alle prestazioni registrate in passato, anche le aziende devono ragionare sui progetti futuri con la consapevolezza dei propri punti di forza e dei propri limiti.
Saper analizzare un bilancio e imparare a predisporre un budget è un ottimo traguardo. Prima di andare oltre è consigliabile prendersi il tempo per assimilare e mettere in pratica queste competenze. Un corso sul controllo di gestione è un buon punto di partenza.
La contabilità analitica
I numeri generati ogni giorno dall’impresa vanno ben oltre i valori che troviamo riassunti nei prospetti di conto economico e di stato patrimoniale.
Prodotti e servizi diversi hanno strutture di costo diverse, e l’imprenditore le deve conoscere per poter adottare strategie di prezzi calibrate e consapevoli.
Per identificare il costo di un prodotto o di una commessa è necessario mappare la rete di processi che vanno dall’acquisto dalla materia prima fino alla consegna al cliente.
Alla base di questo c’è un lavoro di progettazione del sistema di contabilità analitica che è diverso in ogni azienda, ed è collegato a tre variabili principali:
- il tipo di attività: alcuni principi di progettazione sono sempre validi, altri invece vanno adottati in relazione alle specifiche esigenze di controllo dell’azienda. Non esistono quindi modelli preconfezionati che si possono facilmente applicare ad ogni situazione;
- i dati disponibili: la rilevazione delle informazioni richiede tempo e costanza. Ogni impresa ha la sua storia e i cambiamenti richiedono impegno e perseveranza. Purtroppo capita spesso che la misurazione dei processi di lavorazione sia percepita come una forma di controllo personale, e quindi da evitare;
- lo strumento di elaborazione (software): questo elemento contribuisce a rendere unico ogni sistema di controllo perché lo si configura su misura all’azienda. La conseguenza è che ogni intervento sui sistemi informativi richiede una sensibilità chirurgica, da effettuare fra l’altro su un organismo in movimento. Per questa ragione la teoria non è sufficiente, le prime volte serve l’affiancamento di una persona con esperienza.
Nelle imprese con pochi dipendenti i numeri circolano in modo diverso da quelle con 50 o 200 persone. All’inizio occorre saper lavorare solo con i dati già disponibili. I progressi successivi dipenderanno dal coinvolgimento e dalla collaborazione delle persone.
Cambiare abitudini radicate negli anni è tutt’altro che semplice, e calare dall’alto dei modelli preconfezionati può avere effetti esplosivi. Occorre dunque adottare un approccio graduale anche in fase di esecuzione per avere il tempo di verificare e consolidare ogni modifica.
I flussi di cassa
Il tassello finale del controllo di gestione sono le analisi e le previsioni sui flussi di cassa. La preparazione del rendiconto finanziario e del cash flow previsionale in realtà non è troppo complicata.
Rispetto all’analisi di bilancio e alla contabilità analitica, che cambiano molto da un’impresa all’altra, il calcolo dei flussi di cassa è un’attività che segue uno schema standard.
A voler ben vedere, il calcolo del cash flow previsionale è una semplice somma algebrica (flussi in entrata e flussi in uscita). La difficoltà è rappresentata dall’affidabilità dei valori considerati.
Per avere delle stime attendibili, quindi, è necessario aver lavorato con precisione a livello di bilanci previsionali e anche a livello di contabilità analitica.
Il controllo di gestione è un gioco di squadra
Un corso sul controllo di gestione deve trasmette che avere il controllo di un’azienda significa tracciare una rotta e monitorare la situazione lungo il viaggio.
Rispetto allo scenario ipotizzato ci saranno situazioni impreviste da affrontare e gestire al meglio. Proprio come accade al capitano di una nave e al suo equipaggio, è un lavoro che richiede una squadra che sappia lavorare insieme.
Se da un lato la suddivisione dei processi di controllo aiuta a definire un percorso di apprendimento, dall’altro segna un gruppo di conoscenze specifiche.
In questo senso, prima di scegliere un corso sul controllo di gestione, è fondamentale comprendere le responsabilità e le competenze richieste per svolgere al meglio ciascun ruolo:
- imprenditore: a lui spetta la responsabilità delle decisioni. Il suo livello di conoscenza non deve perciò scendere fino al dettaglio tecnico. Il suo obiettivo fondamentale è saper leggere e analizzare il bilancio e capire come funziona un budget. Tutto il resto lo deve delegare;
- responsabili amministrazione, finanza e controllo: devono raggiungere le stesse competenze dell’imprenditore su analisi di bilancio e budget. Oltre a ciò devono addentrarsi nei dettagli tecnici che caratterizzano la contabilità analitica e i flussi di cassa;
- consulente: punta al massimo livello di conoscenza. Rispetto a questa ambizione non deve commettere l’errore di voler imparare tutto e subito. I tempi di assimilazione e l’esperienza pratica sono parte integrante del processo di apprendimento.
Per tutti vale comunque l’idea di alternare la teoria alla pratica. Da questo punto di vista l’approccio migliore è quello di cominciare da un corso base per avere il tempo di mettere in pratica i concetti appresi.
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Giuseppe Brusadelli
Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in controllo di gestione.
