CONTROLLO DI GESTIONE: COS’È E COME FARLO IN 4 STEP

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Il Controllo di Gestione è destinato a diventare sempre più strategico all’interno delle PMI italiane, comprese quelle più piccole.

La maggior velocità nelle dinamiche di mercato e dei prezzi richiede la gestione e l’interpretazione di una quantità di informazioni aziendali sempre più vasta.

Le 4 fasi della costruzione di un sistema di controllo di gestione

In un periodo di continui cambiamenti, l’innovazione è un tema che assume particolare rilevanza. L’industria 4.0 è uno scenario che trova già applicazione pratica in alcune realtà strutturate, soprattutto in Germania e negli Stati Uniti, e presto coinvolgerà anche le Piccole e Medie Imprese italiane. È qualcosa di inevitabile.

Questa rivoluzione porterà macchinari sempre più autonomi e software sempre più intelligenti nei nostri sistemi d’impresa. Ma una simile innovazione servirà in realtà a poco, se nella mente degli imprenditori non metterà solide radici quella che si potrebbe definire come la “Cultura del Dato”, che è poi la vera essenza del Controllo di Gestione.

Cos'è il controllo di gestione

E se quel 75% di piccole imprese italiane con meno di 15 dipendenti si svegliasse dal torpore? E se il Controllo di Gestione diventasse la regola e non l’eccezione?

Gianluca Parlanti, autore del libro (cinquanta Sfumature di) Controllo di Gestione, si pone proprio queste domande nella premessa del suo interessante manuale, dove concetti e nozioni che solitamente vengono divulgate con terminologia accademica sono invece presentate con parole di facile comprensione.

Che cos’è il Controllo di Gestione?

Riprendendo un po’ le parole di Parlanti, il Controllo di Gestione può essere definito come un Sistema integrato di Pianificazione, Programmazione e Monitoraggio interno all’azienda. Un sistema che ha uno scopo ben preciso e molto importante: garantire la realizzazione degli obiettivi aziendali.

Facile da comprendere, ma pur sempre arduo da immaginare. Da dove parte infatti il Controllo di Gestione? E su che cosa si basa?

Come dicevamo all’inizio, l’essenza che fa da base al Controllo di Gestione è la cosiddetta Cultura del Dato, dell’Informazione, del Numero.

L'azienda è come una calamita che attira tutta una serie di informazioni

Ogni azienda infatti è una calamita che attrae a sé una quantità immensa d’informazioni, provenienti sia dal suo interno che dal suo esterno. Informazioni con scopi oltre che origini differenti. Tutte molto importanti. Tutte fondamentali.

Qual è il motivo dell’importanza di tutte queste informazioni aziendali? È semplice: cercare di centrare gli obiettivi futuri partendo da uno studio approfondito di ciò che già è accaduto in passato. In effetti, la storia pregressa di un’impresa ci permette di capirne i punti di forza, i punti deboli, i rischi e le opportunità. Insomma: per essere ancora più semplici, studiare le informazioni di cui un’impresa è portatrice ci consente di strutturare un processo decisionale aziendale solido e ben indirizzato!

Per ottenere questo, il Controllo di Gestione si suddivide in fasi differenti. Secondo Parlanti, tali fasi sono riconoscibili in quattro momenti ben precisi e ciclici:

1. LA PIANIFICAZIONE

È qui che i dati storici già archiviati vengono messi a confronto con idee e progetti non ancora in essere e con i possibili rischi che potrebbero insorgere nel durante. L’obiettivo del confronto è dare una forma agli obiettivi aziendali.

Si tratta di una fase fondamentale, nella quale l’imprenditore condivide informazioni importantissime con tutto il suo team, cercando al contempo di farne emergere altre che siano altrettanto importanti.

Fase in cui si confrontano i dati già in possesso e si pianificano le prossime attività

Le decisioni vengono prese dunque sulla base di dati certi e non più solamente sull’istinto.

Valutare gli attuali obiettivi per vedere se vanno modificati

2. LA VALUTAZIONE

Fase in cui si cerca di comprendere se (e come) gli obiettivi aziendali siano raggiungibili, cercando di trovare i mezzi, le risorse e gli strumenti adatti alla loro realizzazione, e la strada da percorrere più adatta alle circostanze.

3. L’IMPLEMENTAZIONE

Riguarda la fase più pratica del Controllo di Gestione. Qui si tratta di allocare strumenti e risorse nel budget, e di definire le tempistiche.

Fatto ciò, si passa allora all’esecuzione del progetto, tenendo sempre presente ciò che si è previsto nelle prime due fasi. Come se ci fosse una rotta ideale da seguire o, quantomeno, una direzione da tenere sempre come riferimento.

Istruzioni su come implementare i processi attuali

In questa fase, la comunicazione interna all’azienda è decisiva. Per aumentare l’efficacia del Controllo di Gestione, l’imprenditore deve sforzarsi gradualmente di delegare le attività ordinarie ai propri collaboratori. In effetti, il Controllo di Gestione tocca tutte le aree aziendali e non solo quella amministrativo-direzionale.

È per questo che è necessario condividere i processi di raccolta e analisi preliminare con gli addetti impegnati quotidianamente nelle diverse aree aziendali. L’attività di scambio e coordinamento delle informazioni è assolutamente strategica. Ed è qui che l’imprenditore deve focalizzare i suoi sforzi e la sua attenzione.

4. IL MONITORAGGIO

Questo rappresenta l’ultima fase del ciclo.

Il controllo di gestione prevede il monitoraggio delle attività per vedere se ci sono cambiamenti

Si tratta appunto della fase finale del progetto o dell’esercizio. In realtà, questa quarta fase è, dal punto di vista temporale, praticamente parallela a quella dell’implementazione. È infatti grazie al monitoraggio che la messa in pratica del progetto rimane coerente con la rotta tracciata durante la pianificazione.

A grandi linee, il Controllo di Gestione si potrebbe riassumere in questi quattro passaggi, come Gianluca Parlanti ha brillantemente descritto nel suo manuale.

Qual è però, per una piccola impresa, il momento migliore per strutturare un sistema di Controllo di Gestione? Qui è bene evidenziare un aspetto: il Controllo di Gestione non è un salvagente, ma un metodo di navigazione. Questa metafora serve a evidenziare l’idea che la programmazione del “viaggio” andrebbe fatta prima di lasciare il porto, e non quando si perde l’orientamento.

Ovviamente, non bisogna mai dimenticarsi che prima un’azienda implementa il proprio sistema decisionale (avvalendosi di questo fondamentale insieme di processi) e prima acquisirà un maggior controllo sul proprio destino futuro.

Da dove partire?

Il libro di Gianluca Parlanti è un’ottima fonte di importanti concetti e procedure legati strettamente al Controllo di Gestione. È una lettura particolarmente indicata agli imprenditori che conoscono poco questi temi. Da parte mia, voglio condividere con te dei semplici e brevi consigli utili per un primissimo approccio:

  1. abituati a stare a stretto contatto con i numeri
  2. riclassifica i bilanci degli anni precedenti, e cerca di estrapolare da essi informazioni importanti come il MOL e gli indici principali. Poi analizza questi dati.
  3. archivia ogni bilancio riclassificato.
  4. impara a confrontare il presente con il passato e, sulla base del confronto, pianifica i tuoi bilanci futuri.
  5. monitora periodicamente, meglio se trimestralmente, i risultati aziendali. Poi confrontali con quelli che ti eri immaginato.

La lettura del manuale (cinquanta sfumature di) Controllo di gestione è un ottimo modo per studiare e avviare nuovi processi all’interno della tua impresa. Lavoro con le PMI da molti anni, e conosco bene le difficoltà che gli imprenditori incontrano nell’attività quotidiana. In questo blog provo a fornire degli spunti per migliorare e raffinare la gestione d’impresa. Ti suggerisco dunque di seguire anche i miei prossimi articoli, iscrivendoti alla newsletter mensile e al canale YouTube.

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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