CONTROLLO DI GESTIONE: 7 ERRORI DA NON FARE

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La scorsa settimana mi è capitato di parlare con un imprenditore che ha chiuso l’attività tre anni fa.

La sua era un’azienda che esisteva da quasi quarant’anni e che contava diciotto dipendenti. A un certo punto è andata in difficoltà. La situazione è poi precipitata, fino a costringerlo a chiudere i battenti.

Alcuni errori che non fai grazie al controllo di gestione

Queste cose succedono, lo sappiamo. Le situazioni, i prodotti e i mercati cambiano rapidamente. Chi ha un’impresa sa bene che oggi bisogna stare in campana, sempre.

“C’è stato un momento in cui sono calati gli ordinativi di un cliente grosso. E noi eravamo esposti in banca con dei leasing…”. Dietro queste parole c’è il dramma di un uomo, della sua famiglia e di chi lavorava con lui. Detto sinceramente, in queste frasi ho colto anche lo smarrimento di una persona che ha preso una randellata sulla testa, senza però capire da che parte sia arrivata.

Possiamo immaginare che il destino di un’impresa, possa dipendere da un singolo episodio sfavorevole? Possiamo vivere sperando che certe cose accadano solo agli altri?

Che cosa succederebbe se il cliente più grosso che hai chiudesse domani? Saresti in grado di misurare gli effetti economici e finanziari del danno? Saresti in grado di presentarti in banca, con i conti in mano, per chiedere tempo o risorse?

Conosco bene il mondo delle piccole imprese. Molte avrebbero serie difficoltà nel gestire una situazione simile. Alcune non ne uscirebbero.

Per quella che è la mia esperienza sul campo, gli imprenditori sono consapevoli dell’esistenza di questi rischi. Però, per un motivo o per l’altro, in mezzo a tante cose da fare, non trovano il tempo da dedicare allo sviluppo di una competenza divenuta oggi di importanza vitale: il controllo di gestione.

Esistono delle imprese che hanno anche provato ad attuarlo, ma il risultato finale non sempre ha soddisfatto le aspettative. Ho raccolto qui di seguito i sette errori più frequenti in cui incappano le aziende che tentano di applicare il Controllo di Gestione. Sono quelli che finiscono per frenare la diffusione di questa pratica virtuosa.

1. Credere nell’esistenza del “Software Tuttofare”

Ecco perchè il software che fa tutto non esiste

Alcune leggende narrano l’esistenza di questi software in grado di potersi occupare totalmente del Controllo di Gestione, una volta installati sul computer. Ecco sono per l’appunto delle leggende!

Il Controllo di Gestione (a differenza della contabilità generale, dei sistemi di fatturazione o gestione del magazzino) è un sistema che rispecchia l’unicità di ogni azienda. Quindi si presta poco a essere replicato in serie.

Che soluzione adottare dunque? Inizialmente, un foglio di calcolo come Excel è lo strumento migliore per architettare e affinare il sistema. Solo in un secondo momento, quando i processi di pianificazione e controllo si consolidano e si stabilizzano, vale la pena pensare a un software.

Il software è una soluzione programmata su misura, che ha il compito di fornire interfacce più facili da usare e maggiore stabilità. In fase di progettazione, costruzione e collaudo, un foglio di calcolo come Excel va decisamente meglio. Non interferisce con i sistemi esistenti e non necessita dell’intervento di un programmatore per ogni piccola modifica.

2. Utilizzare “Software Gelosi” dei propri dati

Se è vero che il Controllo di Gestione è un sistema che va progettato, i dati aziendali rappresentano i mattoncini Lego per costruirlo. I dati aziendali sono tutto ciò che misura e registra azioni, movimenti e fatti interni ed esterni all’impresa.

Tipicamente, tutte le informazioni sono aggregate in uno o più software per la gestione della contabilità, dei processi produttivi, delle vendite ecc.

Ogni software nasce con la possibilità di estrapolare i dati, anche per poterli eventualmente immettere in un’ipotetica versione aggiornata e ristrutturata.

Purtroppo, l’estrapolazione dei dati è una funzione che viene molto spesso bloccata da chi fornisce il software. In questo modo, il produttore si assicura una sorta di monopolio. A quel punto, occorre avere il suo “permesso” per disporre di dati che invece appartengono all’azienda.

IMPORTANTE! In fase di acquisto di un software, esigi sempre la funzione Estrazione Dati / Estrazione Query per tutte le tipologie di dati. Questo significa che avrai il “mazzo di chiavi” per accedere ai tutti i dati aziendali. I quali sono, per loro natura, di proprietà della tua azienda e non di altri.

3. Rinunciare alle prime difficoltà

La trappola più pericolosa si cela nel rischio di lasciarsi scoraggiare, fino al punto tale da mollare tutto. Occorre perciò essere pronti al fatto che il Controllo di Gestione:

  • offre informazioni imperfette: il Controllo di Gestione non è la partita doppia e neppure un’espressione algebrica, che porta a un solo risultato. Chi ha un’impostazione mentale ragionieristica fatica talvolta a familiarizzare con questa logica. È semplicemente un limite da superare.
  • non ha tempi brevi: per arrivare a un elaborato sufficientemente affidabile sono necessari almeno tre trimestri.
  • è articolato: dato che il Controllo di Gestione unico per ogni azienda, costruirlo costa tempo e disciplina. Ma di fronte a un buon lavoro, i risultati arrivano sempre.

4. Utilizzare Report complessi con troppi dati

Troppe informazioni = nessuna informazione.

La Reportistica è una parte fondamentale del Controllo di Gestione. Fornisce all’imprenditore il sunto necessario per le sue analisi e riflessioni. Il Report dev’essere costruito partendo da ciò che interessa all’imprenditore.

È importante monitorare le informazioni più critiche o discontinue, che rischiano di sfuggire se messe insieme a troppi numeri.

Fare report con troppi dati crea solo confusione

Mi capita spesso di vedere Report aziendali composti da pagine e pagine zeppe di tabelle, statistiche e grafici di cui alla fine si perde la sintesi, le priorità e dunque anche il senso. Il Report dev’essere invece semplice, diretto e di rapida lettura.

“Vivere con semplicità e pensare con grandezza”

                                                               William Wordsworth

5. Avvalersi con un Piano dei Conti Inadatto

La materia prima più importante del Controllo di Gestione sono indubbiamente le scritture contabili, che a loro volta confluiscono e determinano i prospetti del Conto Economico e dello Stato Patrimoniale.

Quando le registrazioni sono fatte usando un piano dei conti generico (cioè non personalizzato), il Controllo di Gestione finisce col diventare complicato, e con margini di miglioramento scarsi. Dunque è totalmente inutile.

Facciamo un esempio banale. Se dentro la voce di conto “spese di trasporto” confluiscono i costi inerenti sia le merci acquistate che le merci vendute, si mescolano dati differenti (anche se fiscalmente è corretto). Diventa a quel punto difficile misurare i margini, quando ci sono clienti “con” e clienti “senza” spese di trasporto.

Lavorare con dati troppo grezzi è come lavorare con utensili inadatti: si lavora molto male. In una circostanza simile è meglio lasciar perdere.

6. Immaginare solo l’utilizzo a Consuntivo

Sebbene la parola “controllo” possa ingannare, poiché indica semplicemente la fase di analisi (finale) della situazione, il Controllo di Gestione è al tempo stesso: pianificazione, programmazione e controllo.

Insomma: il Controllo di Gestione è un insieme di strumenti e pratiche che comprendono tutto il ciclo decisionale e produttivo. Analizzare la situazione, prendere decisioni, programmarle nel concreto e controllarle. La ciclicità di questo processo consente di “migliorare facendo”.

7. Iniziare solo quando e perché le cose vanno male!

Il momento più adatto per progettare il proprio sistema di Controllo di Gestione è certamente quando le acque sono calme e tutto sembra funzionare al meglio.

Di solito, anche in questo caso ideale le sorprese non mancano. Se da un lato difficilmente all’imprenditore sfugge qualcosa all’interno dell’azienda, dall’altro non sempre è in grado di misurare ogni situazione.


Il Controllo di Gestione aumenta la sicurezza e allunga la vita dell’azienda. Teoricamente, non contribuisce ad aumentare il fatturato. Tuttavia, anche il pilota più esperto fatica a sfruttare i cavalli del suo motore quando non ha un sistema frenante affidabile.

In conclusione

Il Controllo di Gestione è una disciplina particolare, articolata. Non esiste uno standard valido per tutti. Per certi versi, è un po’ come progettare un impianto:

  • occorre analizzare la situazione specifica;
  • serve un po’ d’esperienza per progettare e costruire un sistema efficiente e affidabile;
  • è necessario qualcuno interno all’azienda che impari a farlo girare.

Chi prova a prendere scorciatoie sbrigative o si affida a pacchetti preconfezionati, finisce per dotarsi di uno strumento di misurazione approssimativo. Ma allora tanto vale “navigare a vista”.

Ci sarebbero molti altri punti da approfondire, ma in questo blog voglio condividere solo gli aspetti più utili. Lavoro con le PMI da molti anni, e conosco bene le difficoltà che gli imprenditori incontrano nel dover accrescere le competenze necessarie a guidare un’azienda. Per questo ti consiglio di seguire anche i prossimi articoli, iscrivendoti per ricevere gli aggiornamenti mensili e anche sul canale YouTube.

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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