BUSINESS INTELLIGENCE E CONTROLLO DI GESTIONE

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Negli ultimi tempi sento parlare sempre più spesso di sistemi di business intelligence. Questa espressione viene usata soprattutto per indicare i software per la gestione di dati e informazioni differenti da quelle tradizionali (come la fatturazione, la contabilità, il magazzino ecc.).

Business intelligence e controllo di gestione

La business intelligence, che possiamo tradurre in sistema di controllo, può essere descritta come l’insieme di processi, di tecnologie informatiche e di persone che leggono le informazioni interne ed esterne alla tua azienda con lo scopo di:

  • comprendere lo stato di salute dell’azienda;
  • registrare l’efficienza dei processi produttivi;
  • capire in quale area possano esserci delle criticità;
  • facilitare i processi decisionali a livello direzionale.

Tutto è dunque riferito a informazioni e dati aziendali, che sono finalizzati al classico processo generale di misurazione, analisi, decisione e azione. Per dirla più chiaramente: le informazioni vengono raccolte per scopi direzionali interni e per il controllo di gestione.

Quindi, mentre la business intelligence è il mezzo, il controllo di gestione è il modo di usare il mezzo, e quindi il modo di svolgere l’azione.

Business intelligence e controllo di gestione: esempio dell’aereo

Immagina di essere il pilota di un aeroplano. Il tuo scopo è quello di atterrare nell’aeroporto di destinazione. Al di là della tua esperienza di volo, hai bisogno di processi e di strumenti che ti permettano di portare a termine la tua missione senza ostacoli.

Esempio dell'area per spiegare le funzionalità del controllo di gestione

E infatti ogni cabina di pilotaggio che si rispetti, oltre al pilota e alla cloche, è piena zeppa di lucine, pulsanti, leve e calcolatori vari. Tutti aggeggi che vanno a comporre la strumentazione di bordo. Ebbene, è proprio questa strumentazione così varia che in un’azienda rappresenta la business intelligence.

Il controllo di gestione è invece l’azione del pilota che monitora i dati degli strumenti e che verifica la corretta direzione e i tempi, nello sforzo di seguire con cura il piano di volo prestabilito.

Pilotare in maniera efficacecercando di minimizzare i rischi, significa innanzitutto conoscere le condizioni strutturali del tuo aereo, nonché le condizioni meteorologiche e quelle di traffico.

È per esempio indispensabile sapere quanto carburante (liquidità) c’è nel serbatoio, accertarsi che non vi siano anomalie nella meccanica, conoscere la velocità a cui stai viaggiando, verificare se ci sono altri aerei nelle vicinanze ed essere informati sulle condizioni meteo che si troveranno.

Ma allora l’imprenditore deve frequentare una “scuola di volo”?

In teoria non è necessario, se un’azienda si può permettere di seguire le stesse rotte di sempre, che oramai si conoscono a memoria.

In realtà, le situazioni oggigiorno cambiano velocemente e perciò occorre essere capaci di cogliere tempestivamente i cambiamenti e saper decidere in fretta di quanti gradi correggere la rotta o qual è la nuova altitudine che permette un volo più sicuro.

Adottare il controllo di gestione per analizzare tutte le possibile strade

Attenzione però a non commettere l’errore di spendere grandi risorse per acquistare una strumentazione che prenda decisioni in automatico. Attenzione cioè a non voler comperare il pilota automatico, che risparmia la fatica della “scuola di volo” (di questo parleremo anche più avanti).

Non confondiamo la ricchezza della dotazione strumentale con la sua funzionalità. Mi spiego meglio:

  • non serve la strumentazione di un Boeing su un aereo da turismo;
  • più complessa è la dotazione strumentale e più scuola occorre fare per capirla;
  • il pilota automatico non ci aiuta nelle situazioni critiche.

La strumentazione di bordo è in grado di ricevere informazioni, che rielabora affinché tu possa leggerle in maniera semplice e veloce. Tutto però deve avvenire in funzione dei tuoi obiettivi.

In effetti, per quanto ogni informazione possa essere precisa, capirai tu stesso che non ha alcuna ragion d’essere senza uno scopo. E siccome lo scopo devi deciderlo tu, ogni informazione è praticamente inutile se non è inquadrata alla luce della strategia e delle tattiche che hai deciso per la tua azienda.

Conoscere l’azienda e il mercato è compito dell’imprenditore

Proprio come il nostro aereo, ogni azienda, piccola o grande che sia, genera flussi d’informazioni e di dati che sono connessi alla sua attività.

Per migliorare la tua azienda è importante lavorare per obiettivi

Esattamente come un pilota che solca i cieli sul proprio aereo ha l’obiettivo di giungere alla destinazione stabilita, allo stesso modo tu amministri la tua azienda perché possa crescere, migliorarsi, prosperare e centrare gli obiettivi che hai deciso.

Se usciamo dalla similitudine dell’aereo e torniamo a parlare in termini di aziende, possiamo affermare questo: grazie alla business intelligence, e di conseguenza al controllo di gestione, ogni imprenditore può governare più facilmente varie operazioni, come:

Queste sono solo alcune delle questioni che il controllo di gestione è in grado di risolvere. Come puoi vedere, si tratta di un’attività davvero centrale per la sopravvivenza della tua azienda.

In effetti, senza un puntuale controllo di gestione, la sopravvivenza del tuo business è praticamente affidata al caso. Il che non è esattamente un buon affare.

La business intelligence e il controllo di gestione riguardano tutti

Prima di concludere, credo che sia giusto rimarcare quella che ti potrà sembrare un’ovvietà, ma che purtroppo sfugge a molti imprenditori.

Una volta scelta e acquisita la giusta strumentazione, una volta apprese le migliori tecniche e i migliori modi di utilizzo, ricorda sempre che il tuo aereo non è dotato di pilota automatico.

Devi infatti essere tu ad adoperare questi strumenti e prendere decisioni ragionate davanti all’evolversi quotidiano delle situazioni aziendali e di mercato.

Ogni mercato ha le proprie dinamiche e ogni azienda è diversa dalle altre: solo tu sai quali siano gli obiettivi della tua impresa. Quindi, solo tu puoi decidere qual è la strada da seguire per raggiungerli.

Insomma: la business intelligence e il controllo di gestione sono ineliminabili. Saperli sfruttare non significa soltanto essere all’avanguardia nel gestire la propria azienda, ma soprattutto vuol dire averne saldamente in mano le redini.

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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