BUDGET PMI: COME E PERCHÈ FARLO

Tempo di lettura: 5 minuti

Prima di comprendere come utilizzare il budget in una PMI, è opportuno fare una piccola premessa.

Il budget è uno strumento che conferisce metodo e visione d’insieme rispetto ai processi decisionali di un’impresa.

Come e perchè fare il budget in una pmi

Bilancio previsionale” è la definizione nella nostra lingua, ma l’esperienza mi ha portato ad utilizzare il termine “budget” che rimane più facilmente nella testa dell’imprenditore, dunque è più efficace. Principalmente non rischia di essere confuso con altri prospetti (bilancio provvisorio, bilancio di verifica, bilancio abbreviato, ecc…).

Il budget è noto a tutti come una stima che si fa prima di affrontare qualcosa, fosse anche un semplice viaggio di piacere.

Purtroppo ancora oggi si tende ad accumunarlo all’immagine mentale dello “stringere la cinghia”, risparmiare, tagliare il più possibile le spese. Un qualcosa di necessario solamente quando le cose vanno male, insomma.

In realtà l’attività di budgeting è una parte fondamentale di qualsiasi attività complessa che deve essere pianificata, progettata e organizzata.

Il budget ha diverse sfaccettature a seconda della dinamica in cui si inserisce. Conferisce un controllo più efficace all’imprenditore ovvero, più concretamente, aiuta a:

  • focalizzare e misurare gli obiettivi
  • programmare le azioni e le spese per raggiungere gli obiettivi
  • stimare i fabbisogni finanziari
  • interpretare e gestire con tempismo le situazioni inattese

Prima di procedere oltre però, proviamo a fare luce sulla questione.

Passo n°1: più consapevolezza, più efficienza

Ci sono due architetti: Mario e Franco. Mario ha un obiettivo: costruire una villa e venderla. Franco vuole invece costruire una villa più bella del primo e rivenderla al doppio del prezzo. Leggendola così, Franco ha dunque un progetto più redditizio.

C’è un qualcosa però che Franco non sa e cioè che Mario, prima di presentare il progetto, ha pianificato con precisione quali saranno i costi che dovrà sostenere, quanto tempo ci metterà a finire la casa, messo in preventivo spese aggiuntive per imprevisti, danni e sprechi.


Chi dei due riuscirà a raggiungere il proprio obiettivo? In realtà, è probabile che entrambi ci riescano, ma con un risultato assai differente, ovvero:

  • mentre Mario guadagna più o meno quanto aveva preventivato…
  • Franco riesce a pareggiare i costi, nonostante abbia venduto al doppio del prezzo.

Ovviamente è solo un esempio, ma neppure troppo fantasioso se ci diamo un’occhiata attorno. In pratica, per capire come utilizzare il budget in un PMI basta leggere ciò che ha fatto Mario prima di cominciare a lavorare: ha pianificato, tracciato una rotta precisa per raggiungere il proprio obiettivo.

Quindi che cos’è il budget? Un prospetto che stima la dinamica aziendale futura. La domanda successiva è: com’è fatto?

Passo n°2: il Budget ha un’unica forma ed un unico scopo?

Il budget non è uno schema rigido. Si tratta piuttosto di un documento che cambia a seconda dei fattori che si desidera osservare. Esistono dunque il budget di cassa, delle vendite, patrimoniale, finanziario, eccetera

Volendo approfondire il tema del Budget in una PMI, limitiamo per ora la nostra riflessione a quello conosciuto come Budget Economico, da cui successivamente si può trarre quello Finanziario.

Il budget aiuta a capire l'andamento dei costi e dei ricavi

Il Budget Economico è un documento nel quale si cerca di fare una stima della dinamica futura delle voci presenti nel conto economico (ricavi e costi).

In altre parole, è lo strumento attraverso il quale si simula come potrebbero andare le cose a breve termine (chiusura anno in corso + anno prossimo) e a medio termine (3 o 5 anni).

Se i ricavi aumenteranno, in che modo cambieranno i costi? Quali aumenteranno e quali invece rimarranno immutati? E se i ricavi avessero una flessione, cosa cambierebbe?

Attenzione! Quello di cui stiamo parlando non è un lavoro da chiromanti. Non esiste una sfera di cristallo in cui viene rivelato il futuro. Per stilarlo bisogna basarsi su dati già esistenti, quindi per prima cosa bisogna analizzare il conto economico degli esercizi passati. In che senso analizzarlo?

Passo n°3: preparare il Budget

Un buon punto di partenza per capire il Budget Economico è imparare quattro passaggi fondamentali:

1. Raggruppare i Costi in POCHE CATEGORIE

Il Conto Economico redatto secondo le norme del Codice Civile presenta troppe voci, la cui lettura è difficoltosa e poco funzionale nella stesura del Budget. È bene dunque classificare le voci secondo macrocategorie e sommarne i valori. Per esempio, invece che mantenere voci come Salari e Stipendi, Oneri Sociali, TFR ecc. è decisamente meglio prendere tali costi è raggrupparli secondo il loro ambito di competenza, ovvero i Costi del Personale. Ovviamente, bisogna ripetere la cosa per tutti le altre voci, fino ad avere non più di 6-7 macrovoci.

Per fare il budget occorre raggruppare i vari tipi di costi

2. Incolonnare almeno 2 Esercizi Precedenti

Quanto descritto nel punto 1 deve essere fatto per almeno due esercizi precedenti. Questo ci permette di fare delle stime attendibili. Infatti, osservando più esercizi è possibile rilevare le voci di costo che non cambiano nel tempo o subiscono scostamenti minimi, COSTI cosiddetti FISSI. Voci che quindi possiamo immaginare non cambieranno nemmeno in futuro. Al contrario, i COSTI VARIABILI sono voci il cui valore cambia in relazione alla produzione, come ad esempio le materie prime.

Per avere un'idea del passato occorre fare un'analisi con gli anni precedenti

3. Calcolare i DATI IN PERCENTUALE 

Vedere i costi in base alla loro percentuale d’incidenza sui ricavi è molto utile. Prima di tutto, in tale forma riusciamo a capire quanto incidono all’interno della produzione. In secondo luogo, possiamo capire con più facilità, ricollegandoci al punto 2, se l’incidenza di una voce di costo cambi o meno nel tempo.

Nella riclassificazione del Conto Economico è buona norma tenere una colonna di fianco a quella del valore in euro per ogni voce di costo, nella quale viene appunto inserita la percentuale d’incidenza sui ricavi.

Per avere una stima di come sta andando l'anno è bene verificare i dati in percentuale

4. Capito il passato, PIANIFICHIAMO IL FUTURO

Fino ad ora abbiamo visto i dati del passato e del presente, il tutto con uno scopo ben preciso: stimare il budget a partire da indicazioni concrete.

Così come abbiamo analizzato ciò che è accaduto, a partire da ciò che il passato “ci ha insegnato” possiamo immaginare a grandi linee come sarà il futuro dell’azienda da un punto di vista economico, nel breve e medio termine.

Può capitare che l’anno corrente e quello successivo siano frazionati in parti più piccole, come trimestri o addirittura mesi. Questo perché, nel corso di un anno o di tempi persino più estesi, gli eventi che possono incorrere sono troppi per essere tenuti tutti sotto controllo.  Meglio spezzettare dunque il tempo in piccole frazioni, fare dei report periodici e verificare a consuntivo la misura degli scostamenti rispetto alle stime iniziali.

Per terminare il budget occorre pensare a come andranno gli anni futuri

Utilizzare il Budget nella vostra PMI: scaricatelo qui!

Tutto chiaro? Qualche dubbio?  È più che normale, per agevolare l’adozione di questa pratica aziendale, ho preparato un file EXCEL con un esempio di budget per PMI che potete scaricare direttamente da qui.

Si tratta di un modello semplice e modificabile a vostro piacimento. Imparare ad usarlo, comprenderne l’importanza, potrebbe significare avere un controllo migliore sulle nostre PMI, e dunque sonni più tranquilli.

La gestione di un’impresa richiede oggi una quantità di competenze maggiore rispetto al passato. Se sei interessato ad approfondire tematiche che riguardano la gestione aziendale, inserisci la tua mail qui sotto per iscriverti alla newsletter mensile. Il mio impegno sarà quello di continuare a trattare questi temi in modo semplice e comprensibile, anche sul canale YouTube.

autore-giuseppe-brusadelli

Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

Potrebbero interessarti anche: