BUDGET OPERATIVO: DEFINIZIONE ED ESEMPI

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Per approfondire il tema del Budget Operativo è necessario comprendere lo scopo di tutte le attività di Budgeting.

Per una azienda, preparare il Budget significa:

  • pensare ai progetti per il prossimo anno
  • fare una stima delle risorse disponibili
  • definire le priorità
  • ripartire le risorse sui differenti progetti 
  • darsi degli obiettivi
Lo scop del budget operativo

Prima di essere un documento amministrativo, il Budget è un processo articolato che si svolge nell’ultimo trimestre dell’anno. Si parte dall’analisi degli anni passati per poi definire una visione d’insieme dell’impresa rispetto al prossimo anno. Una procedura che serve a costruire una strategia aziendale coerente e un piano di azione ragionato.

Ma concretamente com’è fatto un budget?

Ci sono 3 tipologie di Budget:

Budget Economico: è una stima fatta sulle voci che si trovano nel Conto Economico. Si tratta dunque di un prospetto che assume la forma di un Conto Economico Preventivo. È lo strumento di programmazione aziendale più importante. Per questo quando si parla di Budget in modo generico si intende il budget economico. Se ti interessa approfondire, ne ho parlato in questo articolo: “Budget aziendale: cos’è e come farlo in 5 step

Budget Finanziario: è una tabella di calcolo che ha lo scopo di misurare i flussi di cassa. Se hai familiarità con la gestione aziendale, sai bene che l’utile d’esercizio non va “a braccetto” con le disponibilità liquide. Il Budget di Cassa è un rendiconto finanziario formulato in forma prospettica. È complesso da elaborare, serve molta esperienza e programmi di calcolo specifici. Le aziende che crescono molto, e sembrano scoppiare di salute, sono proprio quelle che devono preoccuparsi di avere la liquidità per finanziare capitale circolante e investimenti.

Budget Operativo: di base adottano uno schema simile al budget economico, ma sono riferiti a funzioni aziendali specifiche. Esempi di budget operativi sono:

  • Budget delle vendite
  • Budget di magazzino
  • Budget spese commerciali e marketing
  • Budget spese di formazione
  • Budget delle manutenzioni
  • Budget degli investimenti

Il Budget Operativo rappresenta il dettaglio di valori che poi confluiscono nei Budget Economici e Finanziari. Ogni azienda predispone differenti Budget Operativo in funzione della propria struttura e dell’attività che svolge.

Come si prepara un Budget Operativo?

Il budget operativo è lo strumento ideali per:

  • ragionare per obiettivi specifici
  • coinvolgere le persone che lavorano in azienda
  • attivare sistemi di delega e responsabilizzazione

Per capire meglio facciamo un esempio di Budget dei Costi Commerciali.

Tabella con un esempio di budget operativo

Lo schema sopra riporta le risorse impiegate e i risultati registrati negli anni precedenti. Tali informazioni sono un riferimento utile per definire la progettualità del prossimo anno. In questa sede si può ragionare per azioni e obiettivi misurabili anche attraverso l’uso dei KPI (indicatori chiave di performance).

In breve, per fare il Budget 2019 occorre decidere:

  • quante risorse utilizzare
  • come ripartirle
  • che obiettivi porsi

Se ti può essere utile, puoi scaricare questo file excel che puoi usare come traccia per la preparazione dei Budget Operativi:

A questo punto ci sono 2 strade:

  1.  svolgere questa attività a livello direzionale e poi calarla dall’alto
  2.  costruirla insieme alle persone direttamente interessate.

La prima è certamente la più veloce, decide uno per tutti senza troppe riunioni. La seconda è più impegnativa ma offre molteplici vantaggi. 

“Fate in modo che diventi un’abitudine discutere i problemi basandosi sui dati e rispettando i fatti che essi dimostrano”

                                                                         Ishikawa Kaoru

Tutte la fasi che portato alla elaborazione di un Budget Operativo sono preziosi momenti di confronto con i responsabili e addetti di ogni reparto. Sono l’occasione per entrare nel merito delle strategie aziendali e delle tattiche operative da adottare.

L’occasione per pensare insieme e coordinare gli sforzi. Le aziende con le migliori performance sono quelle in grado di adattarsi al cambiamento continuo. Nessun imprenditore con un briciolo di lucidità può illudersi di gestire il cambiamento da solo.

Da che parte si comincia?

Se nella tua azienda non c’è l’abitudine a condividere numeri e obiettivi, la cosa più importante è trovare qualcuno che coordini i processi. All’inizio ti consiglio di farti assistere da un consulente esterno altrimenti la strada diventa lunga e insidiosa. Ci puoi arrivare lo stesso ma è facile commettere errori che possono compromettere tutto il lavoro.

La presenza di una figura esterna all’azienda assolve il ruolo di arbitro (e parafulmine) nelle contese e nelle resistenze al cambiamento che sono ben radicate in ogni azienda. 

“Il problema non è mai come farsi venire in mente qualcosa di nuovo e innovativo ma come eliminare le convinzioni”

                                                                         Dee Hock (fondatore di Visa)

Per sgombrare il campo dall’idea che i Budget Operativi siano uno strumento di controllo è importante che ogni area funzionale dell’azienda ne abbia uno. Il modello di Excel che ti invito a scaricare contiene diversi fogli proprio per questo motivo. Ci deve essere un periodo dell’anno (ottobre-dicembre) in cui tutti i responsabili sono impegnati in questa attività.

La conosci la storia dei 3 spaccapietre?

La storia dello spaccapietre per capire meglio il budget operativo

In un tempo passato, un pellegrino incontra lungo il suo cammino un uomo che lavora con affanno e smorfie di fatica.“Cosa sta facendo, buon uomo?” chiede il pellegrino. “Non lo vede, sto spaccando pietre” rispose con tono infastidito.

Più avanti incontra un secondo spaccapietre e ripete la sua domanda: “Cosa sta facendo, buon uomo?” “Sto spaccando pietre per fare un muro, è dura ma lo faccio per mantenere la mia famiglia”.

Il pellegrino continua e chiede a un terzo spaccapietre: “Cosa sta facendo, buon uomo?” Questi solleva la testa e risponde con un sorriso fiero: “Sto costruendo una cattedrale”.

Ti ho raccontato questa storia perché è più facile da ricordare rispetto ai vari tecnicismi. Che tipo di collaboratori desideri avere nella tua azienda? Persone che spaccano pietre o costruiscono cattedrali?

Ci sarebbero altri punti da approfondire sulla redazione sul Budget Operativo, ma in questo blog voglio condividere in modo semplice solo gli aspetti più utili di ogni argomento. Lavoro con le PMI da molti anni, e conosco bene le difficoltà che gli imprenditori incontrano nel gestire e guidare un’azienda. Se queste tematiche ti interessano ti invito a iscriverti alla newsletter mensile e anche sul canale YouTube.

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Giuseppe Brusadelli

Da piccolo appassionato di numeri e matematica, da grande specializzato in finanza e controllo di gestione.

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